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Actief Interim fokusiert sich auf die Digitalisierung von Prozessen mit Carerix

Actief Interim wurde 1988 als kleines Familienunternehmen gegründet. Inzwischen ist das Zeitarbeitsunternehmen in vier Ländern in ganz Europa vertreten. Im Jahr 2014 übernahm Actief Interim die TIP Personnel Services und Tence Deployment Agency in den Niederlanden und bot seine Services auch bald in Deutschland und Österreich an. Parallel wurde das Büro-Netzwerk in Flandern und Wallonien kontinuierlich ausgebaut, um noch stärker lokal verankert zu sein. Ziel des Unternehmens ist es, bald zu den 5 Top-Playern auf dem belgischen Personalmarkt zu gehören.

Von einem All-in-One-System zu einer separaten Front-Office-Software

Ein wichtiger Baustein für effiziente Services ist ein angemessener Digitalisierungsgrad. Um hier auf der Höhe der Zeit zu sein, hatte Actief Interim ein spezielles Digital Solutions Team eingerichtet, das die Digitalisierung des Unternehmens konsequent vorantreibt. Das Team stützt sich bei der Entscheidungsfindung auf die Erfahrungen der Kollegen, bezieht aber auch die von Kunden und Kandidaten ein.

„Unser bisheriges System hatten wir seit über sieben Jahren im Einsatz, sowohl im Front- als auch im Backoffice. Im Laufe der Jahre sind wir enorm gewachsen und sind inzwischen in Belgien mit 86 Büros und ca. 450 Kollegen aktiv“, fasst Sören Seels zusammen, Digital Solutions Manager bei Actief Interim. In den vergangenen Jahren haben sich gerade im Bereich der Bewerbermanagement- oder auch Applicant Tracking Systeme (ATS) viele neue Möglichkeiten ergeben, so dass Actief Interim mit der Suche nach einem neuen Tool begann.

Die Suche nach einer zukunftssicheren Rekrutierungssoftware

Der Grund: In den alten Systemen von Actief Interim fehlte es vor allem an der nötigen Effizienz und Benutzerfreundlichkeit, die man als Berater in der Personalvermittlungsbranche braucht. „Wir wollten daher im Jahr 2020 digital aufholen und unser Front Office mit einem neuen Paket stärken“, so Sören. Actief Interim erstellte basierend auf dem bisherigen Rekrutierungsprozess einen Request for Information (RFI) und lud verschiedene Anbieter zu einer Demo ein.

Warum Carerix?

Dabei ging es Actief Interim nicht nur um Informationen und Demo-Vorführungen der verschiedenen Systeme. Actief Interim hinterfragte auch die Technologie. Was die Entscheidungsträger zum Beispiel besonders interessierte: Verfügt das jeweilige System über Schnittstellen, lässt es sich um weitere Funktionen erweitern? Um nichts dem Zufall zu überlassen, tauschte man auch Erfahrungen mit Referenzkunden aus.

„Unser Vertrauen in Carerix und seinen Implementierungspartner HRLinkit wuchs kontinuierlich. Wir suchten nach einem Partner, mit dem wir gut zusammenarbeiten und auf den wir zählen können. Ab Stunde Null haben wir uns persönlich abgeholt und verstanden gefühlt. Darin ist Carerix unverwechselbar.“

„Bei Carerix haben wir gesehen, dass wir das System so weit an unsere eigenen Arbeitsprozesse anpassen können, wie wir es brauchen. Die Partnerplattform und die zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten waren ebenfalls wichtige Faktoren für uns. In unserem Fall helfen ergänzende Module wie der praktische VDAB-Browser, Actonomy und InGoedeBanen dem Benutzer wirklich bei seiner täglichen Arbeit“, so Sören.

Zusätzlich zu seinem Front-Office-System arbeitete Actief Interim mit einem separaten Back-Office-System. Um sich die Arbeit zu erleichtern, wünschte sich das Unternehmen eine Verknüpfung aller Systeme. „Obwohl es keine bestehende Schnittstelle mit unserem aktuellen Backoffice-System gab, waren wir im Auswahlprozess bereits so weit fortgeschritten und sahen so viele Möglichkeiten und Verbesserungsansätze, dass unsere Wahl dennoch auf Carerix fiel. Wir haben sogar früher als ursprünglich geplant mit der Implementierung des ATS begonnen. Ende dieses Jahres werden wir unser neues Backoffice-System implementieren, das wir nahtlos mit Carerix verbinden können“.

Der richtige Zeitpunkt für die Einführung von Carerix

Der Implementierungsprozess verlief reibungslos. „Wir wurden erneut Zeuge des gemeinsamen Arbeits-Ansatzes von Carerix und HRlinkIT, den wir schon in der Vorbereitungsphase vor der Implementierung erlebt hatten. Man merkt bei allen Schritten, wie groß das Wissen und die Erfahrung über vergleichbare Prozesse ist“, sagt Sören Seels. „Corona hat zusätzliche Herausforderungen mit sich gebracht, aber wir haben uns an unseren Go-Live-Termin gehalten und es hat funktioniert. Im Nachhinein betrachtet war es sogar ein guter Zeitpunkt, die neue Software in dieser Zeit zu implementieren und in Betrieb zu nehmen“.

Denn die Notwendigkeit, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben, war größer denn je. Wegen Corona. Actief Interim wollte seinen Beratern mit dem neuen ATS einen guten Neustart nach dem Corona-Lockdown gewährleisten. Um direkt voll durchstarten zu können, sollten ihnen sofort die richtigen digitalen Werkzeuge zur Verfügung stehen.

„Wir haben direkt von der Digital-Signing-Funktion profitiert, also dem digitalen Unterzeichnen von Dokumenten. Das war zu diesem Zeitpunkt bestimmt kein unnötiger Luxus“, lacht Sören. Auch der CEO von Actief Interim, Bruno Thollebeke, war begeistert über die Vorgehensweise von Carerix. Insbesondere die Online-Schulung von 450 Kollegen mitten in der Pandemie beeindruckte.

„Natürlich ist es eine andere Erfahrung, wenn das Training an einem physischen Ort stattfindet, aber wir schätzen die Flexibilität und Professionalität sehr, das Training auch online anzubieten. So konnte sichergestellt werden, dass alles reibungslos abläuft. Wir haben viele positive Rückmeldungen von unseren Kollegen erhalten“, so Bruno Thollebekke, CEO.

Sören ergänzt: „Auch die ersten Erfahrungen mit dem Tool von Carerix fielen sehr positiv aus. Das haben wir bereits während der Schulungen gemerkt. Die Search- und Match-Funktion ist für uns zum Beispiel eine enorme Erleichterung. Die Erwartungen waren hoch und haben sich erfüllt. Wir erleben Carerix als ein benutzerfreundliches und intuitives System, das nicht allzu schwer zu erlernen ist und viele Möglichkeiten sowohl für Branchenmanager als auch für Recruiter bietet. ”

Live mit 450 neuen Carerix-Benutzern

Actief Interim entschied sich dafür, alle 450 Kollegen mit Carerix arbeiten zu lassen. Eine Herausforderung! Denn bei einer so großen Zahl an Usern müssen gerade in der Onboarding-Phase viele Fragen beantwortet werden. Um diese effizient bearbeiten zu können, richtete Actief Interim inhouse ein spezielles Ticketsystem ein. „Wenn wir die Antworten selbst nicht kennen, besprechen wir unsere Fragen direkt mit Carerix und HRlinkIT. Darüber hinaus rufen wir jede Woche bei unseren Zweigstellen an, um Feedback einzuholen“, erzählt Sören.

Actief Interim nutzt Carerix erst seit kurzer Zeit. In den ersten Tagen häuften sich tatsächlich die Anfragen. Zum Beispiel befanden sich die Schaltflächen an anderer Stelle als gewohnt. Auch der ein oder andere Workflow hatte sich leicht verändert. Wie veröffentlicht man in dem Tool nochmal eine Stelle? Um auf diese grundsätzlichen Anwendungsszenarien schnelle Antworten liefern zu können, drehte Actief Interim überdies eine Reihe von Videos, um den Mitarbeitern die Einarbeitungsphase leichter zu machen. Diese Videos bilden die hauseigenen Arbeitsabläufe ab sind daher für die Berater direkt in der Praxis anwendbar. Mission erfüllt.

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