Fünf effektive Anwendungen von Chatbots bei der Stellenvermittlung

Wir hören es immer öfter: Toll so ein Chatbot als Personalvermittler! Aber ist Personalvermittlung nicht eine Sache zwischen zwei Menschen? Und muss denn wirklich mit Robotern gearbeitet werden? Carerix und Partner Joboti sind dieser Meinung und sehen den Chatbot deshalb nur als wertvolle Ergänzung, aber nicht als Ersatz an. Der Chatbot kann rund um die Uhr Erstkontakte herstellen, und der Personalvermittler kann daraufhin den persönlichen Kontakt aufnehmen. Der Aufschwung im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) ist ein klarer Trend, der nicht mehr ignoriert werden kann und immer ausgeklügelter wird. Es geht aber nicht mit großen Sprüngen, sondern in kleinen Schritten voran.

Seit seiner Gründung im Jahr 2016 hat das Amsterdamer Jungunternehmen Joboti seinen Weg in die Welt der Personalbeschaffung konsequent fortgesetzt. Auch Carerix hat vor einem Jahr den virtuellen Assistenten von Joboti in die ATS-Plattform integriert, um u. a. die Erfahrung der Kandidaten zu verbessern. Und obwohl ein Roboter niemals ein persönliches Verhältnis mit einem Kandidaten herstellen kann, gibt es eine Reihe praktischer Anwendungen innerhalb des Rekrutierungsprozesses, bei denen der Chatbot eindeutig einen Mehrwert bietet:

Der Chatbot für wiederkehrende, administrative Aufgaben

Personalvermittlung ist mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden, der nicht sofort für große Freude sorgt, sondern eine große Herausforderung darstellt. Ein Chatbot eignet sich hervorragend für die Bearbeitung dieser sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgaben, sodass der Personalvermittler Zeit hat, auf persönlicher Ebene Einfluss zu nehmen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Kandidaten es oft angenehmer finden, wenn sie für bestimmte administrative Aufgaben keinen direkten Kontakt zu einem Personalvermittler benötigen. Durch intelligente Verknüpfung mit dem Terminplan des Personalvermittlers können sie abends auf der Couch in aller Ruhe einen Termin vereinbaren. Das ist viel einfacher und schneller, als zwei- oder dreimal mit einem Personalvermittler hin- und herzumailen. Genauso wie man bei Bol.com angeben kann, wann ein Paket geliefert werden soll, kann ein geeigneter Zeitpunkt für das Vorstellungsgespräch oder den Anruf über den Chatbot geplant werden.

Der Chatbot hilft bei der Orientierung und Auswertung

Eine weitere Möglichkeit der Intervention durch einen Chatbot ergibt sich in der Orientierungsphase eines Kandidaten. Jemand ist im Internet auf der Suche nach einer geeigneten Stelle, aber noch nicht bereit für den persönlichen Kontakt zu einem Personalvermittler. Der Chatbot ist dann eine sehr angenehme Option, um schon einmal eine Reihe von Fragen zu beantworten, z.B. über Unternehmenskultur, Ausbildung, Gehalt, die Einstellung zur "neuen Arbeitsweise" und den Standort. Dies sind sehr grundlegende Dinge, die ein Chatbot sehr gut rund um die Uhr beantworten kann, und der Kandidat braucht nicht ein oder zwei Tage zu warten, bis ein Personalvermittler Zeit hat. Der Chatbot soll nicht den gesamten Bewerbungsprozess übernehmen. Für die eigentliche Beurteilung ist ein persönlicher Kontakt notwendig, bei dem der Personalvermittler unersetzlich ist. Nach einem Gespräch kann der Chatbot die Auswertung wieder übernehmen.

Der Chatbot bietet eine Lösung beim DSGVO-Gesetz an

Am 25. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO oder GDPR) in Kraft, was auch im Bereich der Personalvermittlung zu einem erheblichen Mehraufwand geführt hat. Personalvermittler und Unternehmen haben oft Tausende von Kandidaten in ihrer Datenbank. In dieser Größenordnung ist es fast unmöglich, einen persönlichen Anruf vom Personalvermittler zu nutzen, um Kandidaten um Erlaubnis zu bitten, ihre Daten im ATS zu speichern. Der Chatbot kann hier eine Lösung sein. Außerdem ist die DSGVO-Prüfung ein guter Grund, um wieder Kontakt mit Kandidaten in der Datenbank herzustellen – aber nicht über ein langweiliges E-Mail-Formular, sondern in einem "netten Gespräch" mit einem Chatbot. "Kann ich Ihnen weiterhelfen? Für welche Stellen interessieren Sie sich?"

Der Chatbot verschickt Job Alerts

Eine weitere Anwendung mit viel Zukunftspotenzial ist der Einsatz von Chatbots, um Job Alerts (Jobalarme) über Push-Benachrichtigungen im Facebook Messenger an die Kandidaten zu schicken. Beispiel: jemand schaut sich ein Stellenangebot für einen Java-Entwickler bei einer Firma in Amsterdam an. Der Chatbot kann dann sofort das Gespräch über die Kanäle fortsetzen, die von Menschen sowieso benutzt werden. Auf der Arbeitnehmerseite (intern in Unternehmen) ist dies hauptsächlich Skype für Unternehmen. Hier ist der virtuelle Chatbot einer der Mitarbeiter. Auf der Kandidatenseite ist der am häufigsten genutzte Kanal der Facebook Messenger. Es wird erwartet, dass WhatsApp in naher Zukunft auch für Unternehmen vollständig offen sein wird. Und dann gibt es einen Kanal, den fast alle Niederländer auf ihren Smartphones haben.

Der Chatbot trifft eine Vorauswahl bei sehr begehrten Stellen

In der Rekrutierungswelt ist in der Regel jeder Kandidat willkommen. Aber manchmal gibt es nur eine freie Stelle, für die sich Hunderte von Menschen bewerben. Diese sehr beliebten Stellenangebote sind für einen Personalvermittler sehr zeitaufwändig. In solchen Fällen kann der Chatbot bereits eine Vorauswahl treffen, indem er eine Reihe gezielter Fragen stellt. Beispiel: "Die freie Stelle befindet sich in Limburg, und ich sehe, dass Sie in Amsterdam wohnen. Vielleicht ist diese Stelle besser für Sie geeignet." Er kann auch nach dem Bildungsniveau etc. fragen. Die Zahl der Bewerber kann dann auf angenehme Weise bereits um die Hälfte reduziert werden. Außerdem kann der Chatbot eine Reihe zusätzlicher Fragen stellen (z.B. ob Interesse am Infobrief besteht) oder auf ein interessantes Video auf der Seite verweisen.

Chance oder Bedrohung?

Auch wenn der menschliche Faktor die Welt der Personalarbeit und Stellenvermittlung künftig in hohem Maße bestimmen wird, muss nicht immer jeder Kontakt zu den Kandidaten persönlich erfolgen. Chatbots können genau die Aufgaben übernehmen, die Personalvermittler aus Zeitmangel nicht erledigen können oder die in den Abendstunden stattfinden. Keine langweiligen Antwortformulare, sondern ein "menschliches" Gespräch mit einem Chatbot, das sich immer natürlicher anfühlt, weil der Chatbot ständig weiterprogrammiert und aktualisiert wird. Dadurch wird auch sichergestellt, dass der Chatbot immer mehr Fragen erfassen kann, mit denen der Stellenvermittler nicht wirklich etwas anfangen kann. Wichtiger Vorteil für den Kandidaten: sofort die richtige Antwort und dadurch eine bessere Kandidatenerfahrung. Eine gute Alternative ist die Wahl des "hybriden Mittelwegs", d.h. mit dem Chatbot zu beginnen und dann das Gespräch nahtlos von einem Mitarbeiter übernehmen zu lassen. Dazu ist jedoch ein gewisser Aufwand seitens der Organisation erforderlich, der von größeren Unternehmen in der Regel leichter zu realisieren ist als von kleineren Organisationen. Schließlich hat sich gezeigt, dass Kandidaten eher geneigt sind, bestimmte Informationen einem Chatbot anzuvertrauen – insbesondere im Vergleich zu einem Bewerbungsformular auf der Webseite. Das gibt mehr Einblick in die Kandidaten, aus denen später wertvolle Kontakte werden können.