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Personalvermittlungssoftware: 6 Erfolgstipps für die Auswahl

Personalvermittlungssoftware ist nicht gleich Personalvermittlungssoftware. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen, die sich inhaltlich massiv voneinander unterscheiden. 6 Erfolgstipps für die Auswahl des besten Systems.

Sie bewegen sich als Personalvermittler in einem ziemlich ausgedünnten Teil des Arbeitsmarktes und konkurrieren mit zahlreichen anderen Dienstleistern um Talente? Dann sollte Ihre Personalvermittlungssoftware Ihnen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit einer Lösung, die nur dazu taugt, Bewerberdaten zu verwalten, werden Sie aber nicht weit kommen. Da muss schon ein bisschen mehr Power unter der Haube sein.

1. Passgenaue Funktionen der Personalvermittlungssoftware

Relevant für Personalvermittler sind nicht nur klassische Anwendungen im Bereich des Bewerbermanagements, sondern auch Spezial-Funktionen, die genau auf die Bedürfnisse innerhalb der Personalbeschaffung zugeschnitten sind.

In diesen Bereichen zum Beispiel:

  • Active Sourcing: Eine semantische Suchsoftware unterstützt Sie dabei, im Handumdrehen die richtigen Kandidaten im WWW zu finden. Sie definieren einfach die Skills, nach denen Sie suchen. Ein Klick und das Tool durchsucht Lebenslauf-Datenbanken, soziale Medien, Businessnetzwerke und Fachcommunities. In kürzester Zeit finden Sie Kandidaten und können sie direkt ansprechen.
  • Videointerview: Der Kandidat hat angebissen? Dann ist im nächsten Schritt das persönliche Kennenlernen an der Reihe. Doch was machen Sie, wenn das Talent weit entfernt ist? Ein Videointerview überbrückt die Distanz. Übrigens: Falls sich Personalvermittler und Kandidaten in verschiedenen Zeitzonen bewegen, können Videointerviews sogar zeitversetzt geführt werden. Recruiter nehmen ihre Fragen auf und der Kandidaten antwortet zu gegebener Zeit. Alle Videos liegen anschließend in der Personalvermittlungssoftware als Aufnahmen vor, die mit dem Auftraggeber geteilt werden können.
  • E-Assessment: Sie wollen noch ein bisschen mehr über die Kompetenzen, das Verhalten, die Fähigkeiten und Motivation eines Kandidaten erfahren? Hier helfen E-Assessment-Tools weiter. Sie enthalten Persönlichkeits- und Motivationsfragebögen oder auch kognitive Tests, mit denen sich das abstrakte Denkvermögen und die Ausdrucksfähigkeit eines Kandidaten überprüfen lassen. So vermitteln Personalvermittler Talente, die wirklich zu einem Unternehmen passen.

2. Aufbau der Personalvermittlungssoftware: Individuelle Workflows bieten mehr Spielraum

Gerade in der Personalvermittlung sind Recruitingprozesse höchst unterschiedlich und unterscheiden sich im Headhunting selbst innerhalb eines Dienstleisters bisweilen massiv. So hat jeder Personalsuchende seine eigenen Methoden, Schritte und Vorgehensweisen. Darauf muss eine Personalvermittlungssoftware reagieren.

Sie sollte Recruitingprozesse abhängig von einem Anwender abbilden. Beim Login sollten Sie auf Ihr persönliches Profil und Ihre bevorzugten Funktionen zugreifen können. Eine moderne Personalvermittlungssoftware macht es möglich, dass jeder Personalvermittler seine eigenen Workflows abbilden kann.  Das ist aber nur bei spezialisierten Systemen möglich.

3. Bewegt sich der Anbieter der Personalvermittlungssoftware in einem Partner-Eco-System?

Spezialisierte Hersteller verfügen außerdem über ein breit gefächertes Partnernetzwerk mit anderen Lösungsanbietern. Innerhalb dieses Kooperationsuniversums suchen Sie ergänzende Anwendungen der Kooperationspartner aus und koppeln sie nahtlos mit Ihrem Bewerbermanagementsystem. So sind Sie auch für hochspezifische Anwendungsszenarien bestens gerüstet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Die Tools innerhalb eines Partnernetzwerks sind aufeinander abgestimmt und arbeiten nahtlos miteinander.
  • Anwender heben sich dank der Nutzung neuester und bester Technologie-Standards vom Wettbewerb ab: Sie werden schneller und effizienter.
  • Das verschafft ihnen die nötige Zeit, um sich um das zu kümmern, worauf es ankommt – um das Talent.

4. Was bietet die Personalvermittlungssoftware Kandidaten?

Dass eine Personalvermittlungssoftware über passgenaue Funktionen für Recruiter verfügen sollte, ist aber nur die eine Seite der Medaille. Sie sollte auch Talenten eine möglichst gute Candidate Experience bieten. Umso größer ist die Chance, dass diese über den ganzen Recruitingprozess am Ball bleiben. Wie kann eine Personalvermittlungssoftware hierbei unterstützen?

Ein paar Beispiele:

  • Es ist wichtig, dass Ihre Website mobil verfügbar ist. Machen Sie es dem Kandidaten auf jedem Endgerät so leicht wie möglich, sich über Sie zu informieren.
  • Apropos Information: Bieten Sie Kandidaten größtmögliche Transparenz und informieren Sie sie nach Abgabe der Bewerbung über jeden Schritt des Prozesses. Von Anfang bis Ende. Dabei helfen integrierten Kommunikationstools!
  • Gleichzeitig sorgt eine Personalvermittlungssoftware auch dafür, dass Kommunikationsaufgaben nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Standardfragen lassen sich zum Beispiel an den Chatbot auslagern. Kandidaten dürfte das erfreuen. Immerhin suchen viele außerhalb der Bürozeiten nach einem Job und sind positiv überrascht, wenn sie auch zu später Stunde Antworten auf offene Fragen erhalten.
  • Hat es mit der Vermittlung eines Kandidaten nicht geklappt, lehnen Sie ihn nicht komplett ab, sondern bleiben Sie mit ihm in Verbindung. Vielleicht klappt es ja ein anderes Mal! Bauen Sie einen Talent Pool auf und teilen Sie mit den Mitgliedern Informationen und Stellenangebote, die für diese interessant sein könnten. Zum Beispiel per Newsletter. Das schafft Bindung. Eine gute Personalvermittlungssoftware bietet verschiedene Instrumente zum Aufbauen und Verwalten derartiger Communities.

5. Nur Personalvermittlungssoftware oder der Partner an Ihrer Seite?

Wenn Sie eine Personalvermittlungssoftware auswählen, ist auch die Beziehung entscheidend, die Sie mit dem Anbieter eingehen. Dabei ist es wichtig, auf einen Hersteller zu setzen, der in allen Schritten für Sie da ist. Von der Auswahl der richtigen Funktionen bis zur Implementierung und darüber hinaus.

Diese Fragen zu Support und Schulungen sollten Sie klären:

  • Erhält mein Unternehmen während der Implementierungsphase Schulungen?
  • Wie funktioniert der technische Support oder Kundenservice?
  • Stehen meinem Unternehmen vor, während und nach der Implementierung spezielle Ansprechpartner zur Verfügung?
  • Erhält mein Unternehmen Unterstützung, wenn es wächst? Weiß der Partner, wie sich das Personalvermittlungssystem in einem solchen Fall verändern muss?

6. Schauen Sie nicht allein auf den Preis

Ja, es gibt verschiedene Anbieter kostenloser Online-Personalvermittlungslösungen. Doch nicht immer ist „Geiz geil“. Lassen Sie sich bei der Auswahl nicht allein vom Preis leiten. Achten Sie stattdessen darauf, ob das System Ihnen wirklich bietet, was Sie von ihm erwarten.

Häufig bieten kostenlose oder kostengünstige Programme Anwenderorganisationen lediglich Basis-Funktionen und standardisierte Einstellungen. Diese können nicht angepasst werden, um individuelle Workflows abzubilden. So wird es Ihnen nicht gelingen, schneller als der Wettbewerb zu handeln und Kandidaten eine gute Candidate Experience zu bieten. Das rächt sich: Kunden sind unzufrieden und Aufträge bleiben aus. Daher sollten Personalvermittler direkt mit einem passgenauen System durchstarten – ohne Kompromisse. Sie als Personalvermittler wissen ja selbst: Qualität hat ihren Preis.

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