hahn+friends Group setzt auf individuelle Workflows mit carerix

Die hahn+friends Group bringt als spezialisierte Personalberatung Menschen zusammen, die gemeinsam etwas bewegen wollen. Die Experten bei hahn+friends sind darauf spezialisiert, Unternehmen mit ausgewählten Experten zusammenzubringen. Sei es, um kurzfristig eine projektbezogene Aufgabenstellung mit dem Einsatz eines Freelancers zu bewältigen, um eine temporäre Vakanz zu überbrücken oder eine Stelle im Rahmen der Festanstellung zu besetzen.

Tempo und Servicequalität mit der richtigen Software

Einer der wichtigsten Bausteine für funktionierende Services und zufriedene Kunden ist für das Unternehmen eine gleichbleibend hohe Dienstleistungsqualität gepaart mit einer unvergleichlich hohen Geschwindigkeit bei der Umsetzung der Aufträge. Mit diesen Alleinstellungsmerkmalen hebt sich die hahn+friends Group vom Wettbewerb ab.

Hierfür sind passgenaue und funktionierende digitale Prozesse im Hintergrund unerlässlich. Seit Jahren vertraut die hahn+friends Group auf die Recruitment Software von carerix und profitiert von den vielseitigen integrierten state-of-the-art Anwendungen des holländischen Softwareherstellers, der nicht nur die eigenen Funktionsbandbreite permanent weiterentwickelt, sondern sich auch mit zahlreichen namhaften Partnern zusammengeschlossen hat, um sich in allen Bereichen des Recruitings optimal auf die Bedürfnisse seiner Kunden einstellen zu können.

Recruiting plus Abrechnung innerhalb carerix – eine einzigartige Funktionsbandbreite

„Wir setzen carerix in unserem Berufsalltag nicht nur für das passgenaue Finden von Kandidaten ein, sondern auch im Bereich der Abrechnung. Diese Kombination ist so auf dem Markt nicht erhältlich und macht das System einzigartig“, so hahn+friends-Gesellschafter Sven Schulz.

„Über die Jahre der Nutzung haben wir das Tool stets als ein sich weiterentwickelndes IT-Ökosystem erlebt, das sich immer aktuellen Marktgegebenheiten oder Kundenbedürfnissen anpasst und auf Wunsch anpassen lässt. Unsere Ansprechpartner von carerix sind jederzeit offen für Verbesserungsvorschläge und Anregungen, sodass wir dank individuellem Customizing immer über ein Tool verfügen, das unsere hauseigenen Workflows eins zu eins abbildet.“

Technisches Nadelöhr mit Customizing geschlossen

Der gewohnt partnerschaftliche Austausch war auch angesagt, als die hahn+friends Group mit dem Wunsch auf den hauseigenen carerix-Ansprechpartner zukam, ein spezifisches Ad On zu den bisherigen Funktionen zu programmieren.

Im Bereich der Freelancer-Vermittlung an Kunden lief soweit zwar alles nahtlos. Bis auf ein kleines technisches Nadelöhr. Die Suche nach passenden Freiberuflern für einen Kunden lässt sich prinzipiell innerhalb der Datenbank des Unternehmens mit der carerix-Technologie binnen Minuten erledigen.

Das Prinzip: Einfach Suchkriterien und das Datum der gewünschten Verfügbarkeit eingeben, ein Klick und schon liefert das System die Solounternehmer, die sich für ein Projekt eignen. Die entsprechenden Kandidaten können im nächsten Schritt über eine Sammelmail über das jeweilige Projekt informiert werden. Findet sich der Perfect Match nicht in der eigenen Datenbank, lässt sich die Suche auch jederzeit nach dem gleichen Prinzip problemlos auf die Businessportale LinkedIn und Xing ausdehnen.

Medienbrüche bereinigt

Melden Freelancer Interesse an dem Projekt an, wird eine Vorvereinbarung erstellt. In dieser werden alle üblichen Vertragsmodalitäten festgelegt: Tagessatz, Dauer des Auftrags und dergleichen. „An dieser Stelle war der Prozess allerdings medienbrüchig“, erläutert Gesellschafter Sven Schulz. „Statt direkt in carerix erstellten wir neue Vorvereinbarungen mit dem Textverarbeitungsprogramm Pages, wobei es immer wieder zu Anwenderfehlern kam. Zum Beispiel war die Gefahr groß, dass die Masterdatei aus Versehen überschrieben wurde. Selbst, wenn das nicht der Fall war, kostete es eine Menge Zeit, das Dokument für jeden neuen Vorvertrag händisch immer wieder individuell anzupassen. Das Ganze war mit viel Cop&Paste verbunden.“

Das Problem konnte von carerix gelöst werden, indem ein passgenaues Vorlagentemplate in das bestehende Recruiting-System integriert wurde. Die Vorvereinbarung kann jetzt direkt innerhalb carerix generiert und für jeden Business-Case individuell angepasst werden. Dazu sind nur ein paar Klicks im Backend nötig, welche Felder und Informationen in das finale Dokument integriert werden sollen. Personenbezogene Daten wie Name und Anschrift werden direkt aus der Datenbank importiert und müssen nicht mehr manuell eingetippt werden.

Unbeabsichtigte Überschreibungsmanöver gehören der Vergangenheit an

Und auch die Masterdatei ist vor unbeabsichtigten Überschreibungsmanövern sicher. Beim Anlegen eines neuen Vorvertrags wird automatisch eine kundenspezifische Kopie erstellt, die dann im System bearbeitet werden kann. Ist das Dokument generiert, kann es als PDF direkt aus dem Recruiting-System von carerix an den Freelancer versandt werden. „Das Ganze verläuft extrem reibungslos und ist sehr einfach bedienbar“, resümiert Sven Schulz.

Nicht das einzige Customizing-Projekt, das die hahn+friends Group bei carerix in Auftrag gegeben hat. Auch beim Thema Abrechnung wurden Funktionen ergänzt, dank derer inzwischen vieles effizienter abläuft.

Rechnungstellung mit Excel? Vorbei!

Der Hintergrund: Managte das Unternehmen die Rechnungstellung lange Zeit aufwändig über ein Excel-Sheet, in dem erbrachten Leistungen eines Freelancers eingetragen, vom Kunden freigegeben und an die hahn+friends Group gesendet werden mussten, erleichtert inzwischen eine Web-App den Prozess.

Freelancer erfassen ihre geleisteten Stunden einfach in der Webapplikation. Das beauftragende Unternehmen erhält umgehend eine Benachrichtigung und bestätigt den virtuellen Stundenzettel mit einem Klick. Im nächsten Schritt wird automatisch innerhalb von carerix die Rechnung erstellt und direkt an den Kunden gesendet. Schulz ist happy: „Das ist eine große Entlastung. Kein Copy&Paste-Szenario, kein Zeitverlust und vor allen Dingen auch hier keine Medienbrüche mehr.“

Und auch das ist neu: carerix tauscht über eine Schnittstelle mit dem eingesetzten Banking-Tool automatisch Daten aus. So lässt sich direkt im System nachvollziehen, welche Rechnung noch offen und welche bereits beglichen wurde.

Positiver Blick in die Zukunft

Sämtliche Projekte verliefen aus Sicht des Geschäftsführers Sven Schulz mehr als unproblematisch. „Wir haben unsere Wünsche geäußert und diese wurden jeweils zeitnah umgesetzt. Es gab die ein oder andere Rückfrage, aber auch nur dann, wenn wirklich notwendig. Insgesamt schätzen wir das Team von carerix für seine professionelle und sehr lösungsorientierte Art. Im Ergebnis erhalten wir die exakt die Funktionen, die wir benötigen. Wir freuen uns daher auf die weitere Zusammenarbeit.“