Klantcase: Intergamma professionaliseert het recruitmentproces middels WhatsApp integratie van Joboti
Gemiddeld komen er op de Karwei en GAMMA platformen zo’n 1000 sollicitaties per week binnen. Voorheen gebeurde de verwerking van deze sollicitaties door Intergamma nog geheel handmatig. Alle cv’s werden zelf, door de centrale recruiment afdeling bekeken en doorgestuurd naar de hiring managers. Met als gevolg dat de doorlooptijd aanzienlijk toenam omdat er door het hoge volume veel kandidaten waren. Maar tegenwoordig heeft Intergamma dit proces middels een koppeling met WhatsApp deels geautomatiseerd. We spraken met Boris Driessen, Manager Resourcing & Development bij GAMMA en Karwei en Luuk van Neerven, Co-Founder bij Joboti over de implementatie én de voordelen van deze slimme manier van recruiten.
Op zoek naar professionalisering
Intergamma is de organisatie achter de doe-het-zelf formules GAMMA & Karwei. Met bijna 400 bouwmarkten in Nederland én België zijn zij niet meer weg te denken op de doe-het-zelfmarkt. Intergamma is dan ook voortdurend op zoek naar vernieuwende manieren om de dienstverlening te verbeteren. Professionalisering is hierbij belangrijk: wat gaat goed en wat kan beter? Ook op het gebied van recruitment zit Intergamma niet stil. Want hoe zorg je ervoor dat je meer dan 1000 sollicitaties per week op een zorgvuldige en kwalitatieve manier kan verwerken? Om dit proces te verbeteren is Boris vorig jaar in contact gekomen met Luuk van Joboti.
“We doen de recruitment maar met 1,5 fte dus de verwerking van het aantal grote sollicitaties moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. We hebben dan ook liever meer kwalitatieve sollicitaties dan dat we alles op alles zetten om meer kandidaten te leveren”, aldus Boris Driessen.
Van sollicitant naar werknemer
Intergamma automatiseert de voorselectie van kandidaten middels de WhatsApp integratie van Joboti. De sollicitant solliciteert via een formulier op de website van één van de Gamma of Karwei winkels. Vervolgens komt deze sollicitant binnen in het Carerix platform waarna de kandidaat automatisch een WhatsApp bericht ontvangt met een aantal verdiepingsvragen. Dit kunnen vragen zijn als: hoeveel uur ben je beschikbaar, wil je ook in het weekend werken of ben je ook beschikbaar in de avonduren? Het antwoord op deze vragen kan de recruiter/hiring manager gemakkelijk terug vinden in Carerix, en op basis hiervan een selectie maken.
“Het grote voordeel hiervan is dat bij interesse van een kandidaat, de status van deze kandidaat direct wordt geupdate in jouw Carerix applicatie. Hierdoor ziet de desbetreffende recruiter gelijk wie beschikbaar en geschikt is voor de functie, en kan de recruiter direct contact leggen met beschikbare kandidaten” vertelt Luuk.
De drempel tot solliciteren verlagen
Intergamma streeft naar een zo makkelijk mogelijke manier van solliciteren bij GAMMA & Karwei. Door de voorselectie geheel via WhatsApp te laten plaatsvinden, wordt de drempel tot solliciteren verlaagd en het aantal kwalitatieve sollicitaties verhoogt.
“Het open ratio van een WhatsApp bericht is vele malen groter, 80% van alle geadresseerde heeft vaak binnen het uur al gereageerd. Dit zijn responstijden die je met een mail niet vaak ziet”, vertelt Luuk.
Het echte contact tussen mensen is en blijft natuurlijk het belangrijkste én leukste in je werk als recruiter. De koppeling met WhatsApp vervangt dan ook niet het persoonlijke contact, maar neemt de voorselectie van het proces uit handen. Hierdoor hoeft de recruiter zich alleen nog maar te focussen op kandidaten die daadwerkelijk interesse hebben in de openstaande vacature.
De eerste stappen
Nu Intergamma de eerste stappen richting een geautomatiseerd sollicitatieproces heeft gezet, kunnen zij verder werken naar het zetten van vervolgstappen in professionalisering.
Intergamma maakt nu ongeveer drie maanden gebruik van WhatsApp, maar wat het tot nu toe precies oplevert is nog lastig te meten vertelt Boris.
“Het lijkt er sterk op dat het aantal doorgestuurde kandidaten omlaag is gegaan. We hoeven minder kandidaten door te sturen om de vacature gesloten te krijgen. Eigenlijk maken we de trechter wat smaller en filteren we er op die manier al veel ongeschikte kandidaten uit”.
In de toekomst kijkt Intergamma graag vooruit. Nu zij dankzij geautomatiseerde content het recruitment proces hebben geoptimaliseerd, kunnen zij verder werken naar de ambitie om de beste omnichannel retailer van de Benelux te worden.
“Samen met Carerix zijn we continu bezig om processen te verbeteren. We doen dit altijd per project en stap voor stap. Op deze manier kunnen we alle tijd nemen voor een goede voorbereiding en weten we precies wat nodig is voor onze organisatie”, vertelt Boris.
