Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie Melding niet meer tonen
Het doorontwikkelen van het recruitmentproces verbetert de dienstverlening van Intergamma
Deel deze pagina

Klantcase: Van doe-het-zelf naar doe-het-samen met Carerix

Bij Intergamma, de organisatie achter de doe-het-zelf-formules GAMMA en Karwei, draait alles om de klant. Daarom zijn zij altijd op zoek naar vernieuwende manieren om de dienstverlening te optimaliseren. Met elkaar verder werken aan professionalisering is voor Intergamma dan ook erg belangrijk. Zorgen voor de juiste mensen, passend bij de verschillende formules en functies zijn belangrijke punten als het gaat om professionalisering en merkbeleving. Tijd om ook het recruitmentproces verder door te ontwikkelen, zo vond Boris Driessen, Manager Resourcing & Development bij GAMMA en Karwei.

Tijd voor een nieuw begin

Een goede samenwerking met verschillende partners draagt bij aan de verbetering van de dienstverlening van Intergamma. Voor de zoektocht naar een nieuw ATS is Boris samen met zijn team een uitgebreid traject gestart.

“We maakte al een tijd gebruik van een ATS, maar waren ontevreden over de ondersteuning. Onder andere het gebrek aan partnering was een reden om op zoek te gaan naar een nieuw systeem”, vertelt Boris.

Dat het vorige systeem niet mee groeide met de ontwikkeling en ambitie die Intergamma voor ogen had, gaf uiteindelijk de doorslag om toch over te stappen naar een nieuw, passend systeem. De wens was een partij die mee kon ontwikkelen en vanaf een nulpunt processen opnieuw kon inrichten.

“De flexibiliteit en de vele mogelijkheden in het ATS van Carerix, maar ook de constantheid en het interessante partner ecosysteem zijn redenen geweest om uiteindelijk voor Carerix te kiezen. Het totale plaatje dat Carerix biedt is hetgeen wat het beste past bij onze ambities”, aldus Boris

Een complex traject

Samen met Carerix is een beeld geschetst van waar Intergamma naar toe wilde. Daarna is aandacht gegeven aan de inrichting van het systeem. De complexiteit van het traject zat met name in het feit dat Intergamma opereert vanuit twee bedrijven, GAMMA en Karwei, maar daarnaast ook nog te maken heeft met een franchise formule. Tijdens de inrichting van de applicatie moest dus rekening worden gehouden met ieder zijn eigen workflows.

“Intergamma had al een mooie blueprint van onder andere de recruitment flows, bestaande uit meerdere procedures. We zijn begonnen met het verdelen en inrichten van deze recruitment flows (winkelpersoneel, staff-management, hoofdkantoor en franchise), en hebben dit overzichtelijk ingericht waardoor gemakkelijk en snel onderscheid te maken is tussen de verschillende flows. Uiteraard vullen we op basis van eerder opgedane kennis diverse ‘best practices’ toevoegingen aan de inrichting. Zo leren we van elkaar en blijven we ook na de livegang continu met elkaar optimaliseren”, vertelt Alwin Baaij, Consultant bij Carerix

De applicatie is voor Intergamma zo efficiënt mogelijk ingericht. Hierbij is rekening gehouden met de balans tussen automatisering en persoonlijke aandacht voor zowel de kandidaat als de bouwmarkt manager. Door onder andere gebruik te maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde e-mail templates weet Intergamma de candidate journey verder te verbeteren.

Ook is een duidelijke scheiding tussen de verschillende workflows aangebracht. Vanuit het hoofdkantoor worden alle landelijke vacature-aanvragen centraal in Carerix verzameld en uitgezet op de werkenbij websites. Sollicitaties die binnenkomen worden in het geval van de franchise formule automatisch doorgezet naar de desbetreffende franchise manager. Voor de eigen winkels doet de recruiter een voorselectie en stelt geschikte kandidaten voor in het Carerix systeem. De bouwmarkt manager ontvangt een e-mail en wordt doorgelinkt naar de Corporate HR Portal.

Een proces opbouwen samen met Carerix

Om het recruitmentproces verder te professionaliseren maakt Intergamma optimaal gebruik van de dienstverlening van Carerix. Door de diversiteit aan partner producten en de verschillende Carerix integraties weet Intergamma samen met Carerix verder vorm te geven aan het complexe traject.

“Intergamma is een échte Carerix klant: pragmatisch, ambitieus en doelgericht. In 2019 zochten ze een toekomstgerichte partner die constant bezig is om de laatste trends en ontwikkelingen vanuit de recruitment wereld te vertalen binnen haar organisatie. Door de stabiliteit, configuratie en aanpasbaarheid van werkprocessen, is Carerix erg geschikt voor klanten als Intergamma. Door beslissingen samen te maken kan er snel worden geacteerd op veranderingen in de markt en implementeren we de nieuwste technologische oplossingen vaak al voordat de markt een verandering waarneemt”, vertelt Edwin Witte, Senior Accountmanager Carerix

Om het recruitmentproces voor alle labels zo overzichtelijk mogelijk in te richten, maakt Intergamma gebruik van de Corporate HR Portal van Carerix. Dit is een communicatiemiddel om het proces tussen de recruiter en de hiring manager te structureren. Deze werkwijze zorgt ervoor dat het hele recruitmentproces centraal op één plek te beheren is. Een mooie toevoeging ter optimalisatie van het huidige proces, vindt Boris:

“Alle hiring managers hebben toegang tot de Corporate HR portal van Carerix. Hierin bieden we alle cv’s aan. Alle fases worden daarin doorlopen, van eerste gesprek tot aan een eventuele afwijzing of aanname. Dit is erg handig, want hierdoor hoeven we niks meer naar elkaar te mailen. Iedereen ziet hier altijd alle up to date informatie en status van het proces. In principe kan elke hiring manager van elke afdeling zien wat de status is van zijn/haar kandidaten in procedure, wie het is, wat het cv is etc. We hebben dit nu draaien voor onze eigen winkels maar ook voor de franchise organisaties”, vertelt Boris ”

Hoewel beide organisaties opereren vanuit Intergamma, zijn het wel echt twee verschillende formules. De GAMMA is een hele andere winkel en heeft een andere doelgroep dan Karwei. Naast dat Intergamma zelf een deel van de werving verzorgt, worden ze ook geholpen door een aantal bureaus. Om ook hier te zorgen voor de juiste communicatie en structuur, wordt er op het hoofdkantoor gebruik gemaakt van de Carerix Supplier Portal. Deze portal geeft leveranciers de mogelijkheid om zelf kandidaten in te voeren en te matchen aan vrijgegeven vacatures. Uiteraard kunnen ook reeds eerder ingevoerde kandidaten worden gematcht. Dit gebeurt in een aparte portal waardoor een deel van het invoerwerk verplaatst wordt naar de leveranciers.

Implementeren in fases

Het belangrijkste vindt Boris, is dat de implementatie gefaseerd is ingezet. In de eerste fase zijn alle lopende vacatures van de winkels (GAMMA & Karwei) overgezet. Pas nadat dit klaar was is doorgepakt naar de volgende fase: het inrichten van de Karwei franchiseformule, met ingerichte portal. Hierna volgde GAMMA en de volgende stap is GAMMA België.

“We doen het niet allemaal tegelijk anders is het teveel. In eigen capaciteit, maar ook omdat de kans op fouten dan sneller aanwezig is. We kijken uiteraard wel steeds naar het grotere plaatje en doel.”

De toekomst

Intergamma kijkt vooruit en blijft ontwikkelen. In de toekomst gaan zij verder in het professionaliseren van het recruitmentproces en staat onder andere de implementatie van een open sollicitatie flow op de planning. Door middel van automed matching worden sollicitanten van een open sollicitatie gematched aan een vacature.

“In samenwerking met Carerix en Actonomy zijn we aan het uitzoeken hoe dit proces er precies uit komt te zien. Door het mooie partner ecosysteem van Carerix kunnen we continu blijven doorontwikkelen. Dit belooft veel goeds voor de toekomst!”

Lees meer nieuws