Flynth zet grote stap in het professionaliseren van recruitment door inzicht en automatisering met Carerix

First things first

Hoe ziet de werkwijze van Flynth eruit? Hoeveel vacatures staan er open? Hoeveel kandidaten hebben we in beheer? Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een vacature? Door op zoek te gaan naar de antwoorden op bovenstaande vragen, krijgt het recruitment team inzicht in de huidige situatie. Het uiteindelijke doel van Flynth is een goed werkbare applicatie, welke datakwaliteit genereert die uiteindelijk leidt tot inzicht. Op deze manier kan het recruitment team draagvlak creëren bij hiring managers en kunnen ze verbeteringen doorvoeren voor een succesvolle recruitment flow.

Viola is onderdeel van het projectteam dat verantwoordelijk is voor de implementatie van Carerix. Samen met één van de Business Consultants bij Carerix, is er een Business Scan gemaakt. Hoe ziet Carerix eruit? Wat staat ons te wachten? En waar moeten we beslissingen over nemen? “Helaas hebben we geen bruikbare data vanuit ons oude ATS mee kunnen nemen. Denk bijvoorbeeld aan rapportages of andere data. Dit kwam doordat we het systeem niet goed gebruikten.” Des te belangrijker was het voor Flynth om nu wél te zorgen voor een goede adoptie van de software en te investeren in een optimale inrichting.
“Een goed voorbeeld is de doorlooptijd van onze vacatures. Door goed naar de vacaturestructuur te kijken in Carerix hebben we een nieuwe werkwijze bedacht, waarbij we zuivere data over de doorlooptijd van de vacatures kunnen krijgen.”

“Enerzijds geeft Carerix ons de mogelijkheid om te blijven werken volgens ons vertrouwde werkwijze. Anderzijds passen we ons aan voor het belang van zuivere data.”

Een frisse start

De schone lei bracht een hoop voordelen met zich mee. Zo kon het projectteam goed in kaart brengen waar zij de focus op wilde leggen in de recruitment flow en wat zij daarvoor nodig hebben van de interne organisatie.
“We werken met hiring managers en met leveranciers. Flynth is begonnen met de implementatie van de ‘basis applicatie’ (Carerix Corporate Suite) en de Hiring Manager Portal. Dit dwong ons om heel onze structuur onder de loep te nemen en in kaart te brengen welke hiring managers verantwoordelijk zijn voor welke vacatures. Hoe richt je dit in Carerix in en hoe kunnen we de AVG hierin garanderen?”

“De hiring manager portal is een uitkomst voor ons. Zo kunnen we verschillende rechten toekennen aan onze hiring managers in het portaal, bijvoorbeeld kijk- en beslis rechten. Bij ons kan het namelijk zijn dat de leidinggevende zelf geen gesprekken voert, maar uiteindelijk wel de doorslag geeft voor het aannemen van een nieuwe collega.”

Dit maakt het voor de interne organisatie ideaal om het portaal te gebruiken. Zo kunnen de afdelingen blijven werken zoals ze altijd deden. Met de HR-portal ziet de hiring manager nu in één oogopslag wat de status is van de openstaande vacature, welke kandidaten er in de pijplijn zitten en in welke fase een kandidaat zich bevindt. “Dit brengt verlichting voor het recruitment team, maar maakt ook dat we een professionaliseringsslag richting de hiring managers hebben gemaakt. Door hen inzicht te geven in de processen, kunnen wij op een makkelijkere manier het gesprek aangaan over de resultaten.”

Draagvlak creëren

Door hiring managers te betrekken in het proces en gaandeweg velden aan te passen, zodat het ook voor de hiring managers prettig is om met het portaal te werken, merkt Viola dat de software steeds beter geadopteerd wordt. “Dit is ook één van de grote voordelen en een doorslaggevend aspect geweest in de keuze voor Carerix. De mogelijkheid om de applicatie zo in te richten dat het op je eigen workflow ‘past’ als het ware.”
Niet alleen de hiring managers moesten mee worden genomen om draagvlak te creëren van het nieuwe ATS, ook het recruitment team dat bestaat uit maar liefst 21 man, moest meegenomen worden in de implementatie van Carerix.
“De implementatie van Carerix heeft een nieuwe manier van werken met zich meegebracht, waarbij recruiters veel meer inzicht hebben en mee kunnen denken over een efficiëntere werkwijze. Om hen mee te krijgen bij verder aanpassingen, draaien we bij iedere lancering een soort pilot. Hierdoor hebben de recruiters de kans om mee te denken en merken we dat de software beter gebruikt wordt.”

3…2…1…We’re live!

“We hebben op een feestelijke manier Carerix gelanceerd, want op de dag van livegang is ook onze werkenbij-site live gegaan. Zo was er niet alleen zichtbaarheid voor onze interne organisatie, maar ook de mensen die geïnteresseerd zijn in het werken bij Flynth zagen dat we recruitment bij Flynth verder geprofessionaliseerd hebben!”

“Mede door de vernieuwing van ons ATS hebben we ook een nieuwe werkenbij-site kunnen realiseren. Je merkt dat we meer en betere sollicitaties binnenkrijgen. Ook dankzij de implementatie van Joboti, de chatbot op onze website. Onze chatbot staat ook direct gelinkt aan Carerix. We merken dat we meer berichten binnenkrijgen van studenten en stagiaires die zich verder willen ontwikkelen.”

Work in progress

“Op dit moment zijn we nog bezig met het leggen van de laatste hand aan het creëren van inzicht. Zo zitten we midden in de ontwikkeling van rapportages in het Hiring Manager Portal en dashboarding via PowerBI, wat voor de recruitmentafdeling enorme verlichting zal opleveren. Nu kan een hiring manager precies zien wat de status is van iedere vacature en omdat het accountants blijven, hebben ze ook de mogelijkheid om deze te exporteren naar Excel, waardoor ze een nauwkeurig overzicht mee kunnen nemen in overleggen of bij strategiebepaling.”
“Voor onze recruiters maken we sinds kort ook gebruik van My Assistant. Dit werkt heel prettig. We hebben onze takenstructuur onder de loep kunnen nemen en weer een efficiëntieslag kunnen maken.” Ook is inmiddels het Supplier Portal geimplementeerd en blijft Flynth bezig met automatiseren.

Samen met Carerix blijft de recruitmentafdeling bij Flynth bouwen aan de digitale professionaliseringsslag. Wil jij meer weten over onze portalen of heb jij vragen over de inrichting van Carerix? Neem contact met ons op.