Job Invest investeert in recruitment technologie

In de zoektocht naar een nieuw ATS stonden Mathijs van der Aa (Online Marketeer bij Job Invest) en zijn team dan ook voor een flinke uitdaging. Hoe combineer je dat persoonlijke contact met technologie zonder af te remmen?

Op zoek naar een nieuw ATS

Toen Job Invest tegen de grenzen van hun oude ATS aanliep had Mathijs een duidelijk doel voor ogen. Een nieuw fris ATS die aan de volgende eisen moet voldoen:

Vanuit moederbedrijf LPC, al een tijdje klant, raakte Mathijs in gesprek met Carerix. “Jullie wilden direct meedenken aan het verbeteren van onze huidige processen. Een mooi voorbeeld is het My Assistant Dashboard. Dit is een van de dingen die mij overtuigd heeft om de overstap te maken naar Carerix.”

De uitdagingen van de huidige arbeidsmarkt

“Wij hebben veelal functies in de logistiek, techniek en productie. Niet een hele makkelijke doelgroep op dit moment. Daarom halen wij ook veel kandidaten uit het buitenland. Dit was direct een flinke uitdaging als het gaat om registratie en administratie”, vertelt Mathijs.

“De modulaire opbouw van Carerix sprak daarin erg aan. Het aanpassen en aanmaken van nieuwe tabellen hebben wij nodig om informatie op te slaan.Veel van onze uitzendkrachten willen bijvoorbeeld met hun partner naar Nederland komen, of samen ergens werken. Dit biedt ons de mogelijkheid om via de additionele velden volledige informatie te kunnen registreren. We kunnen op ieder moment een nieuw veld aanmaken, dat vervolgens ook doorzoekbaar is. Dit maakt het een heel flexibele tool.”

De inrichting van Carerix

Het doel was duidelijk. Een ingerichte tool die overzichtelijk was, inzicht biedt in de activiteiten van recruiters en het door kunnen meten van data met een dashboard waarbij je in één oogopslag kunt zien hoe je ervoor staat. Maar, ook vanuit marketing perspectief was een van de eisen dat er op een makkelijke manier gekoppeld kan worden met een chatbot.

“Het kunnen mailen vanuit het systeem waarbij mail automatisch gekoppeld wordt aan een dossier, is een enorm groot voordeel en was ook een van onze eisen. Een ander voordeel is dat je Carerix in meerdere talen tegelijk kunt gebruiken, we hebben niet alleen buitenlandse kandidaten, maar ook buitenlandse recruiters. Daarnaast, de koppeling met de website, dit is ideaal met de mogelijkheid om in meerdere talen een vacature te kunnen publiceren.”

Implementatie

Mathijs vertelt: “We hebben goed de tijd genomen om tot een optimale implementatie te komen. Carerix heeft uitgebreid naar onze werkwijze gekeken. We hebben deze eerst volledig in kaart gebracht, om vervolgens de applicatie hier zo goed mogelijk op in te richten. Ook hadden we een bepaalde werkwijze gehanteerd door de belemmeringen vanuit ons vorige ATS, hierbij hebben we advies gekregen over hoe we dit efficiënter en beter konden doen, waarop de app ook verder ingericht is.”

Dit samenspel werkt twee kanten op. Job Invest heeft de werkwijze iets aangepast naar Carerix en Carerix heeft de applicatie aangepast aan de werkwijze van Job Invest.

“We hebben besloten om met een hele schone lei te beginnen. De data die we hadden was natuurlijk enorm vervuild en niet meer up to date, dus hebben we de keuze gemaakt alleen de essentiële informatie over te zetten.”

Sinds de implementatie van Carerix heeft Job Invest niet stilgestaan. Vanaf de initiële inrichting tot nu zijn ze steeds verder aan het doorontwikkelen, zoals bijvoorbeeld met de implementatie van de Supplier Portal en het inrichten van de chatbot met een passende en aanpasbare workflow. “We luisteren vooral naar onze recruiters, waar zij tegenaan lopen, ze komen ook met goede suggesties, zoals het vereenvoudigen van de zoektocht naar nieuwe vacatures, of het optimaliseren van het matchingsproces. Zo zijn we uitgekomen bij The Matchbox en Jobdigger. En hier zijn de recruiters heel blij mee.”

My Assistant

Dankzij het My Assistant Dashboard heeft Job Invest de ultieme vorm van inzicht voor hun collega’s ontwikkeld. “Wat staat er nog open, welke kandidaten heb ik waar in proces, welke werkzaamheden moet ik nog afronden, inzicht in instroom, welke kandidaten liggen bij sales, welke kandidaten kunnen starten deze week, wat zijn de start stop ratio’s, hoe succesvol zijn we?”
“Een enorm bijkomend voordeel is dat het systeem en de data een stuk beter bijgehouden worden. Het is een hele prettige tool om in gesprek te gaan met onze collega’s over de status van hun sollicitaties en datakwaliteit.”

Dankzij het dashboard creëer je een ‘schoner ATS’ en kun je snelheid inbouwen. “We zien direct van elkaar hoe we ervoor staan, waar we bij moeten springen en aan welke knoppen we moeten draaien.”
Sinds kort is de afsprakenplanner ook zichtbaar vanuit het My Assistant Dashboard. Hiermee kun je precies zien wanneer iemand en bij welke recruiter op gesprek gaat. Wanneer iemand op gesprek geweest is, verkleurt de datum zodat er een volgende stap in het proces moet worden uitgevoerd. Dit is vooral heel prettig als er mensen uitvallen, of op vakantie zijn.

“Dankzij deze tool hebben we gelukkig afscheid kunnen nemen van Excel lijstjes. Datakwaliteit, snelheid, onderlinge communicatie en inzicht is wat het ons gebracht heeft. We maken iedere dag intensief gebruik van het dashboard.”

Toekomstplannen

Mathijs kijkt met plezier naar de toekomst. “We kunnen dankzij Carerix nog mooie technologische stappen maken. Ons verder verdiepen in AI, onze portalen verder uitbouwen en het uitbreiden van onze social media koppelingen.”
“En het leuke is, Carerix denkt heel erg mee om deze wensen te kunnen waarmaken. Dit maakt het een hele prettige sparringpartner en een waardevolle tool voor onze organisatie.”

Wil jij meer weten over het My Assistant Dashboard of wil je dat we meedenken in het optimaliseren van jouw workflow? Neem dan contact met ons op!