Blog: Continuous improvement in jouw Recruitment Tooling

Een goede adoptie van de software door de gebruikers, het blijven verbeteren, vergroten van je kennis van de software en op de hoogte blijven van innovaties in de markt kunnen niet ontbreken in jouw strategie voor digitale verbeteringen.

Knallende kurken

Terwijl je schoenen nog aan de grond blijven plakken van de ontpopte champagne bij de livegang, doe je de laatste aanpassingen en beantwoord je de laatste vragen van collega’s. Al snel is iedereen weer over tot orde van de dag en wordt het systeem ‘gewoon’ gebruikt zoals jij en het projectteam het hebben bedacht. Of toch niet? Collega’s interpreteren het gebruik van het nieuwe systeem zo goed als ze geleerd hebben tijdens de training en jouw uitleg. Nu iedereen even met het systeem werkt kan het zijn dat collega’s het systeem net even anders gebruiken dan bedacht is. Ook kan het zijn dat je in de fase bent gekomen om juist meer uit jouw systemen te halen dan dat je in de basis hebt geïmplementeerd.

Continuous improvement

De grootste valkuil bij het implementeren van een nieuw systeem is meestal niet de implementatie zelf, maar juist wat er gebeurt als je er eenmaal mee aan het werk bent. In de periode naar de ‘livegang’ van een applicatie zit je volledig in de materie: je krijgt demo’s, bent bezig met de configuratie in lijn met jouw workflows en je krijgt training samen met jouw collega’s om vervolgens te gaan werken in jullie nieuwe systeem. Maar, hoe zorg je ervoor dat jouw applicatie ook oplevert waar je dit hele traject voor bent gestart? Hoe controleer je of sommige collega’s niet per ongeluk een eigen werkwijze hebben bedacht? En hoe zorg je dat jouw applicatie up-to-date blijft en meebeweegt met de ambities en veranderingen van jouw organisatie? Daarnaast verandert de markt continu en mogelijk moet jouw organisatie daar op inspelen. We hebben een aantal zaken opgesomd waarmee jij altijd antwoord hebt op deze vragen.

Team Digital

Wanneer je live bent met nieuwe software ben je niet klaar. Om de kwaliteit te waarborgen is het handig om een team samen te stellen, verantwoordelijk voor het blijven verbeteren en innoveren: ‘continuous improvement’ dus.
Het meest logische is hier het team van de implementatie voor in te zetten, maar verse krachten zorgen ook weer voor nieuwe inzichten en mogelijk voor een betere adoptie. Zorg voor een divers team. Bijvoorbeeld een recruiter, een manager, een administratief medewerker en een marketeer. Met een divers team kun je alle belangen mee laten wegen in de keuzes die je gezamenlijk maakt. Plan een terugkerende afspraak in de agenda’s om grip te houden op wat er binnen je organisatie gebeurt en om wildgroei van systemen te voorkomen. Zet bijvoorbeeld de volgende punten op de agenda:

Zorg ervoor dat de acties die eruit voortvloeien goed te combineren zijn met andere werkzaamheden, oftewel hapklare brokken.

Driver seat

Wacht niet tot een collega jou opzoekt om eens van gedachten te wisselen over het gebruik van jullie software. Sommige collega’s weten je wel te vinden, maar anderen bedenken een andere manier om het voor zichzelf makkelijker te maken. Maak tijd vrij om samen met wat gebruikers de dagelijkse stappen te doorlopen. Op deze manier haal je eenvoudig feedback op en kun je al bijsturen waar nodig.
Je signaleert zaken makkelijker die in de praktijk anders werken dan ooit bedacht zijn. Zodat je kunt verbeteren en inventariseren welke zaken mogelijk nog niet duidelijk zijn. Over deze onduidelijkheden kun je vervolgens communiceren door bijvoorbeeld een instructievideo op te nemen of eens een extra interne training te plannen.

Customer Success

Bij jouw keuze van de software heb je natuurlijk goed gekeken wat voor organisatie voor je klaar staat. Niet al jouw uitdagingen heb je kunnen toetsen tijdens de demo’s van een leverancier en hierover zal je graag willen sparren. Door met regelmaat contact te onderhouden met je customer success manager heb je de mogelijkheid om de eerder genoemde agendapunten door te nemen, maar ook om samen jouw systeem in te duiken om te onderzoeken of er verbeteringen mogelijk zijn.

Het monitoren en bijsturen met data

Het gebruik van data is een belangrijk onderdeel van continuous improvement.
Naast je gevoel is het goed om controle te hebben op de organisatie op basis van feitelijke informatie.
Om te weten wat niet goed gaat in bijvoorbeeld het gebruik van systemen heb je ook cijfers nodig om te ontdekken of er ‘workarounds’ bedacht zijn of bepaalde belangrijke velden niet worden ingevuld. Laat ook weten aan de rest van de organisatie dat je alles onder controle hebt door belangrijke gegevens ook te delen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal intakes, nieuwe kandidaten, ontbrekende gegevens en het aantal activiteiten.

Heb je hier hulp bij nodig, kijk dan ook eens bij de mogelijkheden met onze Business Scans.