Vijf ‘easy ways’ om jouw recruitmentflow te automatiseren

Drukke dag en een volle agenda. Dit is vaker regelmaat dan dat het een uitzondering is.  Meestal is het zelfs zo druk dat je opgeslokt wordt in de waan van de dag en je niet toekomt aan zaken die je eigenlijk graag zou willen oppakken, zoals het uitbouwen van je organisatie en het managen van je relaties.  

Om de druk op jou en je collega’s te kunnen verlichten helpt Carerix je graag met vijf manieren om alledaagse taken, zoals het contact onderhouden met je kandidaten en je administratie, te automatiseren. Het automatiseren van sommige taken helpt als geheugensteuntje voor jouw medewerkers, maar ondervangt ook repeterende werkzaamheden waar je doorgaans veel tijd mee kwijt bent.
Met de volgende vijf manieren leg jij de basis voor het automatiseren van je werkprocessen. Van communicatie tot administratie. Wij helpen je graag vooruit!

1. Communicatie automatiseren

Er zijn verschillende manieren om het communiceren met je klanten en kandidaten zo makkelijk mogelijk te maken. Wanneer je met een ATS werkt kun je beginnen met het instellen van enkele triggers die ervoor zorgen dat je kandidaat een mailtje ontvangt na de sollicitatie, een mailtje ontvangt op zijn of haar verjaardag en kun je ervoor zorgen dat via geautomatiseerde berichten jouw kandidaat en contactpersoon akkoord geven om opgenomen te worden in jouw database. 

Wil je nog een stap verder? Dit kan door verschillende communicatiekanalen toe te voegen aan je werkproces. Vraag geautomatiseerd via Whatsapp om de beschikbaarheid van je kandidaat, breng direct de nieuwste vacatures onder de aandacht en log al je gesprekken zodat je collega’s altijd toegang hebben tot de laatste communicatie wisseling. Door het inzetten van een geautomatiseerde WhatsApp tool stuur je vanuit één centraal nummer berichten naar jouw kandidaten en contactpersonen. Analyseer vervolgens jouw openingsratio, openingstijden en track het aantal verstuurde berichten. Zo ga je nog efficiënter te werk, vergroot je jouw bereik en weet je zeker dat jouw berichten goed aankomen. 

2. Profielverrijking en datakwaliteit

Vergeet nooit meer een afspraak, een to-do of het updaten van documentatie.
Via triggers vanuit je ATS kun je ervoor kiezen om deze zaken te automatiseren. Ontvang bijvoorbeeld een bericht of zorg dat er automatisch een taak aangemaakt wordt die op jouw dashboard verschijnt en jij dus precies weet wat je te doen staat. Denk bijvoorbeeld aan het contact opnemen met je kandidaat, na de eerste week werken bij die nieuwe opdrachtgever. Nadat je kandidaat gestart is wordt er direct een taak aangemaakt met een reminder. 

Ook kun je er voor zorgen dat jouw documentatie voortaan up-to-date is. Ruim voordat de documenten verlopen krijg je een melding. Je zou er zelfs voor kunnen kiezen de communicatieflow richting je kandidaat of klant te automatiseren en te vragen of zij dit willen updaten. Wanneer je met een kandidaten of klantenportaal werkt, heeft je kandidaat altijd toegang tot zijn of haar gegevens en is het zelfs mogelijk nieuwe documentatie te uploaden zodat het rechtstreeks je ATS in komt. Ook zijn er handige tools die ervoor zorgen dat jouw documenten digitaal ondertekend worden. Waarbij je weer verder door kunt automatiseren en reminders kan versturen wanneer een kandidaat of klant zijn of haar documenten nog niet heeft ondertekend. 

3. Search & Match

Tegenwoordig is het niet meer zo makkelijk om de juiste kandidaat te vinden, daarbij is snel schakelen essentieel. Er zijn verschillende tools om dit zo makkelijk mogelijk te maken. Wanneer je met een ATS werkt kun je vanuit je eigen database, je goudmijn, ervoor kiezen om geautomatiseerd matches te maken en deze bij je klanten via een geïntegreerde mail onder de aandacht te brengen. 

LinkedIn is een van onze belangrijkste bronnen voor het vinden van nieuwe collega’s of nieuwe kandidaten. 

Direct je kandidaat vanuit LinkedIn matchen aan een vacature in je ATS is ook een van de mogelijkheden om snel te kunnen schakelen. Nog een stap verder? Je kunt eventueel het gehele proces automatiseren. Van de communicatie tot het daadwerkelijk matchen van jouw kandidaten op een vacature. Vraag geautomatiseerd interesse op bij je kandidaat via WhatsApp of e-mail en stuur deze vervolgens rechtstreeks naar je opdrachtgever. Tot slot wordt alles geregistreerd in je ATS. Hoewel dit allemaal heel interessant klinkt wordt hiermee ook het leukste van jouw werkzaamheden uitgesloten, het contact met mensen, met klanten en met nieuwe medewerkers. Het belangrijkste is, dat je snelheid kunt aanbrengen in het registreren van informatie en op een makkelijke manier het eerste contact kunt genereren met een nieuwe potentiële kandidaat :-). 

4. Front- to backoffice

Wanneer je kandidaat aan de slag gaat moet er veel geregeld worden. Je kandidaat en je opdrachtgever moeten de nodige documentatie aanleveren en er moet natuurlijk een plaatsing aangemaakt worden. Er gaat veel tijd verloren met het handmatig overzetten van de benodigde informatie naar een mid-/ backoffice systeem. 

Gelukkig kun je een hoop tijd besparen door dit te automatiseren. Laat je kandidaat en je opdrachtgever digitaal de benodigde documentatie ondertekenen of uploaden in het voor hen beschikbare portaal. Pars vervolgens geautomatiseerd alle essentiële informatie naar je backoffice systeem.  

5. Planning en sollicitatie

Nog beter vindbaar zijn en het zo makkelijk mogelijk maken voor je kandidaten om te solliciteren? Dit kan via social media campagnes waar je, eventueel, nieuwe medewerkers met één druk op de knop kan laten solliciteren. En nee, dan bedoelen we niet dat ze vervolgens een heel sollicitatieformulier hoeven in te vullen ;-). Wanneer je kiest voor campagnes via social media wil je het zo eenvoudig mogelijk maken voor jouw nieuwe medewerker. 

Niet alleen het gemak en snelheid voor de kandidaat is prettig, maar deze manier geeft je marketingtechnisch ook inzicht. Hoeveel kliks genereert jouw campagne en is de ‘bron’ wel het beste kanaal om jouw vacature op te publiceren? Nu heb je het al heel eenvoudig gemaakt voor jouw kandidaat of nieuwe collega om te solliciteren. Ook het plannen van gesprekken met een recruiter of direct met jouw opdrachtgever kan makkelijker. Via bijvoorbeeld een aageschafte planningstool kun je, jouw kandidaat de mogelijkheid bieden zelf zijn of haar sollicitatiegesprek in te plannen. Laat je recruiters simpelweg tijdslots indienen zodat jouw kandidaat een voor hem of haar geschikt moment kan kiezen. De afspraak wordt direct ingeschoten bij een van jouw recruiters. Ook kun je ervoor kiezen om de bevestiging van de afspraak ook te automatiseren met een vooraf ingevulde mail. Zo is jouw kandidaat op de juiste plaats op het juiste moment.

Er zijn natuurlijk nog veel meer manier om jouw werkzaamheden makkelijker, efficiënter en misschien zelfs wel minder foutgevoelig te maken. Hou de Carerix Keynotes pagina in de gaten, daar vind je een uitgebreid overzicht van interessante artikelen en kun je, je inschrijven voor een van onze podcasts. Waarbij de eerste podcast in het teken zal staan van het automatiseren van je recruitmentproces. Arco Westbroek schuift bij ons aan om te discussiëren over hoe je het beste kunt automatiseren en hoe ver je nou eigenlijk moet gaan.