Klantcase B-Street: ‘Een betrouwbare bedrijfsvoering berust op betrouwbare systemen’

Door Mark Bassie (Flex-Beheer)

Op mijn bezoeken aan de gebruikers van Carerix kom ik deze keer terecht in een bekende straat in Nederland, tenminste als je in de inhuur-wereld werkzaam bent. Ik loop op de ‘Flex Alley’ ofwel de Marconibaan in Nieuwegein, waar diverse inhuurdienstverleners dicht bij elkaar zijn gehuisvest.

Een van hen is B-street (tegenwoordig Novisource), een van de zogenaamde ‘brokers’ voor externe inhuur.
Ik praat met Jurjen Punt, sinds een aantal jaren de directeur van B-street. Een broker is een bedrijf dat diverse diensten en dienstverlening aanbiedt rondom de externe inhuur van zzp’ers en zelfstandige professionals.

Beursgenoteerd
Wat B-street in mijn ogen bijzonder maakt, is het feit dat haar moeder aan de Nederlandse beurs is genoteerd. Sinds februari 2014 staat Novisource NV genoteerd bij Euronext in Amsterdam.
Jurjen legt uit dat het feit dat je genoteerd bent aan een beurs, hoge verplichtingen met zich meebrengt. ‘Dan moet je niet alleen denken aan de verplichting om je kwartaalcijfers te publiceren, maar je moet als gehele organisatie voorspelbaar en transparant zijn. Daarvoor is nodig dat je administratie helemaal in orde is. Dat stelt extra hoge eisen aan je bedrijfsvoering en systemen. En als je weet dat B-street verantwoordelijk is voor 80% van de omzet en 50% van het resultaat van Novisource, dan is de interne organisatie van B-street extra belangrijk. Eigenlijk is onze beursnotering een soort van kwaliteitskeurmerk voor opdrachtgevers en opdrachtnemers’.

Organisatie met een credo
B-street werkt met slechts 9 medewerkers in het front office, die allemaal op de site van het bedrijf staan beschreven met hun foto en hobby’s. Voor de overige werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van de interne afdelingen van Novisource.
Het credo van B-street is ‘Sourcing the outstanding’. In 2014 en in 2015 werden ze verkozen tot beste zzp-bemiddelaar in de branche ‘Financiële dienstverlening’ door ZZP Barometer. Het business model van B-street is (h)erkend en uitgesproken. Maar hoe is dit credo verankerd in hun business model?

Broker en intermediair
B-street noemt zichzelf niet alleen een broker, die het contractmanagement voor zijn rekening neemt tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer, maar ook een intermediair. Wat is het verschil tussen beide vormen van dienstverlening?

Onder het contractmanagement bij inhuur valt bijvoorbeeld het zorgen dat er een contract wordt gesloten tussen de opdrachtgever en de kandidaat. Deze laatste is vaak een zzp’er, maar het kan ook een bureau zijn dat zijn geselecteerde werknemer detacheert bij de opdrachtgever. Naast zorgen voor zo’n contract, moet de kandidaat ook worden gescreend, er moet ook bijvoorbeeld gezorgd worden dat de gedragsregels van de opdrachtgever voor akkoord worden ondertekend en natuurlijk moeten er een urenadministratie en facturen komen. Van het onboarden tot en met het offboarden. Dit alles regelt een broker voor zijn opdrachtgevers. B-street gebruikt hiervoor het platform van Carerix.

Een intermediair gaat nog verder in zijn dienstverlening. Dan wordt naast de al genoemde broker-diensten ook het wervings- en selectieproces voor de opdrachtgever gedaan. B-street zorgt dat er een helder profiel komt van de ideale kandidaat en de opdracht. Vervolgens gaat zij op zoek naar een aantal geschikte en beschikbare kandidaten. Na een voorselectie wordt de best passende kandidaat gecontracteerd via een contract tussen kandidaat en B-street. Daarnaast wordt er een contract opgesteld tussen B-street en de opdrachtgever waarin oa staat onder welke condities de kandidaat wordt gedetacheerd bij de opdrachtgever. Ook dit alles verloopt gladjes via de software van Carerix.

Bemiddeling of tussenkomst
In het inhuurjargon heet de eerste vorm het werken volgens het bemiddelingsmodel. De broker werkt met een bemiddelingscontract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (Lees: de kandidaat). De broker zelf is dan geen contractpartij.
De tweede vorm wordt het tussenkomstmodel genoemd waarbij er sprake is van een driepartijen-contract.

Het verschil tussen beide vormen van dienstverlening en beide contracten is op het moment dat ik dit schrijf, erg belangrijk door de komst van de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties vanaf 1 mei 2016), die de opvolger van de VAR regelt. Afhankelijk van welke soort van dienstverlening er sprake is, gaat B-street zorgen voor het juiste modelovereenkomst van de Belastingdienst om te garanderen dat er achteraf geen discussie komt met de Belastingdienst over de vraag of de kandidaat niet stiekem in loondienst is bij de opdrachtgever.
Via de brancheorganisatie van brokers en intermediairs, de Bovib, waar B-street vanaf het begin lid van is, wordt gewerkt aan de totstandkoming van een speciale modelovereenkomst, die dit driepartijen-contract gaat regelen.

Het business model en de beursnotering rusten zwaar op solide systemen. Een van de belangrijke pijlers voor zowel B-street als Novisource is Carerix. Naast de Carerix software is ook de samenwerking met de Carerix organisatie erg belangrijk.

Samenwerking met Carerix
‘Wat doen jullie eigenlijk allemaal met de software van Carerix?’ vraag ik. Jurjen antwoordt dat tegenwoordig bijna het gehele palet wordt gebruikt sinds ruim 2 jaar.
In de tijd hiervoor had B-street een eigen CRM-oplossing laten bouwen met Microsoft ERP-software. Het was een dure, weinig flexibele en bewerkelijke oplossing, die constant om aanpassingen vroeg. ‘De inhuurwereld staat nu eenmaal niet bepaald stil, dus je blijft veranderen’.
Er moest dus iets anders komen. Met een aanbestedingsprocedure ging B-street op zoek naar alternatieven. In diverse rondes werd het aantal potentiële leveranciers teruggebracht omdat ze niet konden leveren wat B-street vroeg: Veel flexibiliteit en weinig maatwerk.

Carerix viel op omdat ze al veel konden bieden ten aanzien van het opstellen van een rijke vraag- en aanbodprofielen (functionaliteit bij het concreet maken van wat je zoekt en goed inzicht krijgen in het beschikbare aanbod van kandidaten en wat elke kandidaat onderscheidend maakt). Ook ondersteunden ze het delen hiervan via sociale media en met leveranciers en natuurlijk het ondersteunen van het selectieproces, het matchen.

Workflow gestroomlijnd
Waar ze toen nog minder ervaring mee hadden was de ‘logistiek in contractafhandeling’. Jurjen legt uit dat je je moet voorstellen dat er bij B-street elke maand zo’n 350 professionals door het systeem moeten worden verwerkt. Voor hen moeten zaken als een accountantsverklaring, een KvK-inschrijving, de VAR of VOG, de bankierseed en vele andere soorten documenten en registraties digitaal worden beheerd. Zelfs met attendering tot wanneer ze geldig zijn, zodat het systeem een seintje geeft als er voor een bepaalde kandidaat of contract een update is vereist.
En daarnaast moeten al deze kandidaten hun uren kunnen registreren, hun opdrachtgevers moeten die uren kunnen goed- of afkeuren, er moeten facturen worden opgesteld op basis van de goedgekeurde uren en het afgesproken uurtarief en dit moet weer worden doorgesluisd naar de financiële administratie van B-street. ‘We doen eigenlijk alles in Carerix, alleen onze administratie draait op Exact.
Samen met Carerix hebben we stap voor stap de hele workflow aangepakt. Maar hiermee ben je nooit klaar, omdat er continu wijzigingen zijn in de regels en voorschriften, maar ook omdat we samen regelmatig met nieuwe ideeën of inzichten komen. Carerix weet me regelmatig hiermee te verrassen omdat ze weer iets nieuws hebben bedacht’.

‘Een ander belangrijk deel van onze dienstverlening is het beheer van onze database met kandidaten. Dan gaat het om het zelf kunnen beheren van je eigen gegevens en profiel als professional (‘self-service’) op een prettige en snelle wijze. Maar ook om die gegevens ter beschikking te stellen van je opdrachtgever om snel en goed de juiste kandidaten eruit te pikken en met hen contact te kunnen onderhouden. Dan kom je in de sfeer van de klantenportals, waar we Carerix ook voor gebruiken.
En niet te vergeten zaken als video-interviews en Job Alerts om met kandidaten goed contact te houden’.

Speedboot of tanker
‘Wat is je nou opgevallen in de jarenlange samenwerking met Carerix?’ vraag ik. ‘De intrinsieke gemotiveerdheid om te helpen’ is Jurjens eerste antwoord. ‘Hun betrokkenheid is echt heel groot. Ze willen echt heel graag meedenken. Verder valt hun innovativiteit op. Ze komen steeds met nieuwe inzichten en functionaliteiten. Dat is meestal fantastisch, maar soms gaan het zo snel, dan voel ik me soms een soort van tanker die steeds omcirkeld wordt door een speedboot. Dan moeten ze echt even vaart minderen.
Maar ze denken altijd mee, willen het altijd beter doen, ze snappen ons vak en de basis-functionaliteit van hun systeem is standaard al heel groot en flexibel. En natuurlijk sta je ook wel eens tegenover elkaar, zoals met elke partner. Maar ik heb diverse keren mogen ervaren dat hun eigen directeur zijn rol pakte door als eerste de brug over te gaan’…