Talentenpool: definitie, structuur en effectieve toepassing

Talentenpools zijn een effectief instrument geworden bij recruitment. Zowel bedrijven als personeelswervers ontdekken de voordelen steeds vaker. Maar hoe bouw je zo’n pool eigenlijk op? We beantwoorden de belangrijkste vragen.

Wat is een talentenpool?

Een talentenpool is een databank waarin profielen van talenten zijn opgeslagen. Juist nu het voor werkgevers steeds lastiger wordt om op de arbeidsmarkt geschikte kandidaten te vinden, worden talentenpools een steeds belangrijker instrument om medewerkers te rekruteren. Ze zijn zowel voor werkgevers als voor personeelswervers interessant.

Als een werkgever een vacature heeft, dan kunnen personeelsmedewerkers of personeelsadviseurs eerst in de eigen talentenpool naar een kandidaat zoeken die bij de functie zou kunnen passen. Zit er een veelbelovend talent bij, dan kan vervolgens via een rechtstreekse benadering (active sourcing) de aandacht van die persoon worden gevraagd voor deze loopbaankans.

Waarom verkort een talentenpool de ’time to hire’?

Een goed opgebouwde talentenpool maakt het leven van recruiters en personeelsadviseurs dus een stuk makkelijker – vooral bij het huidige tekort aan vakkrachten. Soms bespaart deze contactenverzameling de organisatie een moeizaam en duur recruitingtraject: het passende talent kan in een paar kliks gevonden worden! Daar speelt ook Carerix met zijn software op in door steeds nieuwe functies toe te voegen. Wij hebben de structuur van onze talentenpool compleet vernieuwd. Er zijn nieuwe features toegevoegd, die nog voor het einde van dit jaar beschikbaar komen.

Daarmee wordt niet alleen de ’time to hire’ aanzienlijk korter. De juiste HR-software zorgt er ook voor dat het personeel dat je via de talentenpool aanstelt, heel geschikt is voor de functie. De moeizame inwerkfase is bij deze mensen dus veel korter.

Daarbij is zoeken op trefwoorden niet de enige mogelijkheid om het perfecte talent op te sporen. Je kunt ook geautomatiseerde profielvergelijkingen (matching) uitvoeren om kandidaten te laten selecteren die het beste bij de vacature passen.

Zijn er veel talentenpools?

Personeelsadviseurs kennen de voordelen van talentenpools al lang. Maar inmiddels is het ook duidelijk dat het bedrijfsleven deze inziet. Volgens de studie ‘Recruiting Trends’ van de Universiteit Bamberg worden talentenpools tegenwoordig in bijna elk tweede bedrijf actief gebruikt.

Op dit moment werkt 41,3% van de bedrijven uit de top-1000 met een eigen talentenpool. Bijna 30% van de bedrijven is van plan om een talentenpool te gaan gebruiken. In het midden- en kleinbedrijf heeft een kwart van de bedrijven een talentenpool en is 16,2% van plan om deze in de toekomst te gaan opzetten.

Het hebben van een talentenpool wordt dus aantoonbaar steeds belangrijker – en dat is geen verrassing. De wetenschappers uit Bamberg keken in hun studie ook naar de daadwerkelijke invulling van de openstaande vacatures met kandidaten uit de eigen talentenpool van het bedrijf. Ze kwamen tot veelbelovende conclusies, vooral in sectoren van de arbeidsmarkt waar het aanbod dun is.

Bedrijven uit de top-1000 vullen gemiddeld 15,7% van de vacatures in met kandidaten uit de eigen talentenpool. In het midden- en kleinbedrijf lukt het zelfs om 18,7% van de vacatures op die manier in te vullen.

Hoe komen de talenten in de pool?

Klinkt geweldig, maar … hoe vul je zo’n talentenpool met talenten? Het antwoord: door alle talenten in de pool op te nemen die je als organisatie via je activiteiten op het gebied van personeelsmarketing en recruiting hebt leren kennen, en van wie je denkt dat ze interessant kunnen zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• marketing in het hoger onderwijs
• workshops
• assessments
• stages
• campagnes in social media

Alle talenten die over competenties beschikken die voor het bedrijf ooit nog eens interessant kunnen zijn, moeten – met hun toestemming natuurlijk – opgenomen worden in de talentenpool. Dat geldt ook voor sollicitanten die voor een functie moesten worden afgewezen, maar wel een interessant profiel hebben. Bijvoorbeeld als ze alleen afgewezen zijn omdat er veel sollicitaties waren. Je weet maar nooit – misschien ontstaat al binnen enkele maanden een passende loopbaankans voor hen binnen het bedrijf.

Hoe zorg je ervoor dat de opbouw van een talentenpool slaagt?

Een talentenpool moet zo systematisch mogelijk worden opgebouwd. Ook hier kan de juiste software een belangrijke rol spelen: die voorkomt dat talenten verdwijnen in de enorme pool van gegevens. Die software biedt goed werkende methodes voor het toedelen van trefwoorden, waardoor de recruiter altijd een goed overzicht heeft van de talenten die in de pool zitten. Het is bijvoorbeeld aan te raden om sollicitanten in groepen in te delen en de competenties van een kandidaat zo concreet mogelijk te beschrijven.

Wat levert een talentenpool uiteindelijk op?

Met het gebruik van een talentenpool kiezen bedrijven en personeelsadviseurs voor een zeer kandidaatgerichte aanpak. Bij het opzetten van een talentenpool is niet alleen het onderhoud van de database belangrijk. Het bedrijf moet vooral ook regelmatig met de kandidaten communiceren.

Zo ontstaat binding, verwatert de belangstelling voor het bedrijf niet en dringt het steeds meer tot de kandidaat door: “Deze werkgever heeft mij niet uit beleefdheid in zijn pool opgenomen, maar wil echt contact houden.” Als bedrijf behaal je hiermee een concurrentievoordeel en beschik je idealiter altijd over de beste talenten voor openstaande vacatures.

Maar wat moet je doen om de talenten via een talentenpool blijvend aan de organisatie te binden? Het antwoord daarop bespreken we in onze volgende blogpost.