“Werk zo veel mogelijk thuis”, maar hoe doe je dat als recruitment team?

De overheid heeft besloten verschillende maatregelen te treffen met betrekking tot het coronavirus. Zoveel mogelijk thuis werken is er hier één van. In een situatie als deze wil je zo goed mogelijk door kunnen blijven werken. Maar hoe kun je dit als bureau zo goed mogelijk organiseren?

Hoewel thuiswerken voor de één erg productief kan zijn, zorgt het bij de ander juist voor onrust en afleiding (het huishouden, kinderen en afleiding door het nieuws etc). Je werkdag thuis zo productief en efficiënt mogelijk indelen kan daarom een hele uitdaging zijn. Doordat je thuis werkt en je werk- en privésituatie wat meer door elkaar verweven zijn, kun je ook de werktijden flexibeler indelen in plaats van “9 tot 5” en mogelijk ook verspreiden over 7 in plaats van 5 dagen.
Zo kun je ook in de avond nog wat werken en de tijd die je normaal gesproken gebruikt om te reizen, kan weer op andere manieren worden ingezet.

Hoe ga je hier als manager mee om?

Als management is het naast goed vertrouwen in de medewerkers, ook van belang inzicht te hebben in thuiswerk-activiteiten. Welke belletjes worden gedaan, hoeveel intakes worden er gepland en hoeveel matches worden er gecreëerd.

Met de diverse dashboards en rapportages in Carerix kun je hier inzicht in krijgen en collega’s helpen het werk zo efficiënt mogelijk te verrichten.

Maar dan kunnen je collega’s thuis ook alles doen met Carerix, is dat wel veilig?

Met een webbased recruitment systeem zoals Carerix kun je er voor zorgen dat de collega’s thuis hun werk kunnen blijven doen. Denk hierbij ook aan de veiligheid. Dit kan de beheerder van jouw applicatie op verschillende manieren organiseren:

• Door iedereen standaard via het web toegang te geven
• Alleen toegang met een token (zie Token Based Access)
• Alleen toegang via geaccepteerde IP-adressen.

Verder kun je er voor zorgen dat bepaalde exports niet toegankelijk zijn of bulk-acties niet beschikbaar zijn voor de recruiter. Zo hou je de controle.

Eén van mijn collega’s is ziek, wat nu?

In Carerix is het mogelijk om activiteiten zoals lopende matches, taken, maar ook mailverkeer over te nemen van een zieke collega, of te verdelen onder meerdere collega’s voor een verlichting van de workload.

Interne communicatie

Gelukkig kun je veel van je fysieke contactmomenten (tijdelijk) vervangen door online vergaderingen/afspraken.
Zo kun je bijvoorbeeld naast de standaard communicatiemiddelen de interne samenwerking bevorderen via een chatdienst zoals Slack en online meetings bijvoorbeeld met Google Meet, Whereby en Zoom.

Intakes en dagelijkse contactmomenten

De telefonische intake is voor veel bureaus een bekende en veelgebruikte vorm. Hoewel bellen een prima alternatief is voor face-to-face intakes, kan het nog makkelijker via video. Naast dat je veel op kunt maken uit iemands lichaamstaal, maakt video het gesprek persoonlijker en benadert het zo veel mogelijk de real-life intake.

Soms kan het inzetten van geautomatiseerde video-interviews ook een uitkomst bieden bijvoorbeeld tijdens de eerste selectie of ter voorbereiding op de intake.
Je kunt hiervoor natuurlijk gebruik maken van de eerder hierboven genoemde tools voor intern gebruik, Facetime of Skype, maar voor de beleving van de kandidaat en de structuur kan het handig zijn om dit via tools te organiseren zoals Cammio en Flipbase. Naast de intake zijn deze tools ook inzetbaar voor het presenteren van jouw kandidaat aan een opdrachtgever of een vacature aan één of meerdere kandidaten tegelijk. Ook zijn er veel organisaties die actie ondernemen om elkaar te helpen.  Zo geeft bijvoorbeeld SocialTalent aan iedereen binnen recruitment, die zijn/haar baan is verloren aan de gevolgen van het coronavrirus, drie maanden gratis toegang tot hun online platform.

* Advies of hulp nodig met beveiligingsmaatregelen? We helpen je hier graag mee. Ons support team is beschikbaar via chat in de Carerix applicatie, telefoon +31(0)85 743 04 50 of support@carerix.com.