Zo verkort je de time to hire effectief

De ’time to hire’ is een KPI die steeds meer betekenis krijgt voor organisaties. Maar wat houdt dit precies in? En hoe kan de inzet van een moderne oplossing voor sollicitantenbeheer dit belangrijke kengetal positief beïnvloeden?

Het tekort aan vakmensen houdt bedrijven in alle branches sterk bezig. Dat blijkt uit een onderzoek van de Universiteit Bamberg uit het jaar 2017, waarin staat: “Alle top 1000-bedrijven uit Duitsland verwachten dat ze openstaande vacatures zullen hebben.” Maar door de gespannen situatie op de arbeidsmarkt zal het volgens dit onderzoek niet alle bedrijven lukken, die vacatures in te vullen.

Bedrijven presteren slechter door tekort aan vakmensen

Het aanhoudende tekort aan personeel blijft niet zonder gevolgen: de meeste bedrijven houden vanwege de enorme problemen bij de personeelsvoorziening rekening met slechtere bedrijfsprestaties en een lagere omzet. De factor tijd speelt hierbij een essentiële rol. Hoe langer een bedrijf nodig heeft om een vacature in te vullen, des te slechter lopen de commerciële processen.
Voor veel personeelsafdelingen is daarom het verkorten van de ’time to hire’ een belangrijke doelstelling. Daarmee wil men voorkomen dat het bedrijf door langdurige bezettingsproblemen grote economische schade oploopt. Want alleen degene die de beste talenten snel voor zich weet te winnen heeft een kans om de eigen organisatie te versterken.

Time to hire: een definitie

De ’time to hire’ is dus een KPI die voor organisaties steeds meer betekenis krijgt. Grofweg is de time to hire de periode tussen het begin van de zoektocht naar personeel en een geslaagde werving.
Maar hoe verkort je die tijd dan? Een vakkundige voorselectie van kandidaten heeft toch juist tijd nodig? Het goede nieuws is: met enkele doeltreffende HR-softwaretools kunnen recruiters hun ’time to hire’ op dit punt en ook verder significant verkorten.
Dat begint al bij de eerste stappen in een recruitingproces. Werkgevers moeten het talenten bijvoorbeeld zo eenvoudig mogelijk maken om zich snel en volledig over hen te informeren. Bedrijven met een goed opgezette carrièrepagina op hun website zijn hier duidelijk in het voordeel. Zo’n pagina stelt potentiële kandidaten in staat om een kijkje in de cultuur van de onderneming te nemen en maakt het hun makkelijker om te beslissen of ze op een vacature willen solliciteren.

Denk aan de mobiele sollicitant

Daarmee bespaar je meteen aan het begin van het personeelsvoorzieningsproces kostbare tijd en verhoog je de kans op passende sollicitaties. Als tenminste in de personeelsadvertenties – die ook op het portaal te vinden zijn – het toekomstige takenpakket zo gedetailleerd mogelijk wordt beschreven.
Zo kunnen talenten gemakkelijker inschatten of ze bij de baan passen, of de baan bij hen. Dat minimaliseert het risico dat kandidaten blindelings solliciteren en HR zich door talloze sollicitaties moet worstelen van kandidaten die niet geschikt zijn. Ook die tijd kun je je besparen!
Bovendien is het belangrijk dat zowel de carrière-homepage als de vacature in een responsive design weergegeven worden. Als de carrièrepagina en de vacatureteksten zich niet perfect aanpassen aan de afmetingen van het apparaat waarop ze opgeroepen worden, loop je als werkgever het gevaar dat mobiele sollicitanten geïrriteerd raken. Dit leidt tot een hoge bounce rate, en dat is fataal voor een optimale time to hire.

Hoe goede HR-software de time to hire verkort

Het goede nieuws is: werkgevers kunnen dit alles met een geschikt Applicant Tracking System (ATS) eenvoudiger maken. Het sollicitantenbeheersysteem van Carerix biedt bijvoorbeeld een carrièrepagina en personeelsadvertenties die al deze voordelen hebben. Je kunt dit gewoon via een interface aan het eigen systeem koppelen.
Bovendien kunnen de kandidaten zo snel en eenvoudig solliciteren, bijvoorbeeld door een ‘one-click’-sollicitatie. Ook kunnen ze door op het scherm te tikken de gegevens uit hun LinkedIn- of Xing-profiel kopiëren naar het sollicitantenbeheersysteem van een werkgever.

Snelle feedback naar de kandidaat

Als de kandidaten hun informatie verstuurd hebben, moet je als recruiter direct reageren. Zorg voor een vlot recruitingproces en een snelle terugkoppeling naar de talenten.
Sollicitanten die binnen korte tijd een bevestigingsmail ontvangen, waarderen het totale sollicitatieproces namelijk zo’n 10-20% hoger dan degenen die deze feedback pas later of nooit ontvangen. Dit blijkt uit het tweede deel van de studie ‘Abenteuer Jobsuche’ (‘Zoeken naar een baan: een avontuur’) van CareerBuilder en de Macromedia Hochschule München. Daarvoor werden in Duitsland 1465 kandidaten in de leeftijd tussen 14 en 65 jaar ondervraagd.
“Juist in tijden van e-commerce verwachten sollicitanten (…) ook een bepaald comfort en bepaalde standaarden bij online sollicitatieprocessen. Daar hoort gebruiksvriendelijkheid bij, maar ook een snel sollicitatieproces en een bevestiging van de ontvangst van de online-sollicitatie”, zegt Karsten Borgmann, uitvoerend directeur van CareerBuilder.
Ook hierbij kan goed functionerende software voor sollicitantenbeheer een ondersteunende rol spelen: deze informeert recruiters niet alleen automatisch over inkomende sollicitaties maar biedt ook andere handigheden die het proces van personeelsvoorziening versnellen. Je kunt na ontvangst van de sollicitatie bijvoorbeeld gewoon direct vanuit het systeem met de kandidaten communiceren. Talenten ontvangen zo op elke openstaande vraag direct antwoord.

Het risico van verkeerde personeelsbeslissingen minimaliseren

Nog een pluspunt: de personeelsafdeling kan de ontvangen informatie over de talenten met een druk op de knop aan de lijnmanager of de verantwoordelijke afdeling doorsturen. Binnen de tool kunnen alle betrokkenen snel en tijds- en plaatsonafhankelijk met elkaar afstemmen wie in aanmerking komt. Dat is een aanzienlijke tijdsbesparing ten opzichte van traditioneel vergaderen.
Om ondanks een zo kort mogelijke time to hire het risico van onjuiste personeelsbeslissingen te minimaliseren kunnen bij de voorselectie van kandidaten bijvoorbeeld de algoritmes van Thalento gebruikt worden. Thalento levert wereldwijd ‘Talent Solutions’, cloudoplossingen voor e-assessment&.
Met de integratie van Thalento® in het platform van Carerix beschikken gebruikers voortaan over een krachtig en efficiënt palet aan mogelijkheden voor pre-screening van competenties, gedrag, vaardigheden en motivatie van kandidaten.

Zo staan diverse cognitieve tests ter beschikking:

• Scope-test: meet het abstract-logisch denkvermogen, in hoeverre een sollicitant zelfstandig informatie verwerkt, verbanden ziet en logische patronen herkent.
• S-test: onderzoekt in hoeverre een talent cijfermatige informatie kan verwerken en verbanden kan leggen.
• A-test: onderzoekt in hoeverre een talent taalkundige informatie kan verwerken en verbanden kan leggen.

Daarnaast kan met behulp van bekwaamheidstests zoals de PNO-test onderzocht worden over welke vaardigheden op het gebied van plannen en organiseren een talent beschikt, terwijl een SNA-test inzicht oplevert in de nauwkeurigheid van een kandidaat.
Transparante en eenvoudig te interpreteren rapporten bieden de gebruikers een overzicht van de uitkomsten. Hiermee wordt de time to hire verkort, maar wordt toch een gefundeerde beslissing genomen. Een win-winsituatie voor alle partijen en de perfecte basis om elkaar te leren kennen.