Klantcase: Staffforkids focust op kwaliteit en gaat voor tijdwinst met ATS van Carerix

Staffforkids is een gespecialiseerd advies- en bemiddelingsbureau in de kinderopvang. Met ruim 12 jaar aan ervaring werken zij met veel passie en plezier aan een gemeenschappelijk doel: zorgen dat medewerkers in de kinderopvang elke dag met veel plezier naar hun werk gaan omdat ze werkgeluk ervaren. Kwaliteit staat voorop bij de dienstverlening van Staffforkids, die vooral bestaat uit het matchen van kinderopvangprofessionals met precies bij hen passende kinderopvangorganisaties. Vanuit deze gedachte is Berry Vissers Stafforkids begonnen. Met zelf 25 jaar aan ervaring in de kinderopvangbranche zag hij dat het niet per se moeilijk was om aan personeel te komen; de uitdaging zat hem vooral in het zorgen dat de iedere kinderopvangprofessional bij de voor hem of haar juiste kinderopvangorganisatie aan de slag gaat zodat iedereen happy is: medewerker, werkgever én de kinderen met wie de medewerker elke dag werkt.

Vanwege de groei die Staffforkids doormaakte, kwam Berry Vissers op het punt dat processen anders en beter ingericht konden worden. Om die werkprocessen inzichtelijker te maken en zo te blijven voorzien in de beoogde kwaliteit, is Staffforkids op zoek gegaan naar een nieuw recruitmentsysteem.

“Nu we steeds meer aan het groeien zijn merk je dat processen en administratieve handelingen ons teveel tijd kosten. Dingen gaan te langzaam omdat het intern vaak over veel schijven moet”, vertelt Berry 

Focus op kwaliteit en tijdwinst

De aanschaf van een nieuw recruitmentsysteem stond hoog op het wensenlijstje. Beter inzicht en minder administratieve handelingen, zodat afspraken beter worden gewaarborgd, waren hierbij belangrijke eisen.

“Met Carerix heb je al je data op één plek. Vanaf hier kunnen we heel veel monitoren en elkaar helpen. Onze communicatie liep voorheen voornamelijk via de mail, maar dit maakt het werken vrij onoverzichtelijk”, vervolgt Berry

Hoewel Staffforkids pas net is begonnen met het gebruik van Carerix, levert het ATS hen al veel tijdwinst op. Zo werken zij veel met verschillende overeenkomsten en documenten, die nu door middel van digitaal ondertekenen met één druk op de knop kunnen worden ondertekend. Mede hierdoor kan de focus weer gelegd worden op waar zij goed in zijn: het werven, selecteren en met werkgevers matchen van goede, pedagogisch medewerkers en andere in kinderopvang gespecialiseerde professionals.

“Omdat we het aantal administratieve handelingen hebben weten te verlagen, kan ik zelf ook weer eens meedraaien met andere werkprocessen zoals het recruiten. Toch leuk dat ik hier nu ook weer eens mee bezig kan zijn.”

Groei en optimalisatie

Staffforkids heeft ook een tweede label: Kidsclub. Onder dit label wordt personeel geworven voor resorts in het buitenland. Tijdens de inrichting van het Carerix platform is hier ook rekening mee gehouden. In het systeem wordt bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen Staffforkids en Kidsclub, vooral omdat de communicatie vanuit de verschillende labels anders is. Sommige stappen in het proces verlopen ook anders. Zo worden kandidaten voor de Kidsclub alleen aangenomen op basis van W&S en biedt Staffforkids meer contractmogelijkheden (vast, flexpool, zzp of interim).

Op dit moment is Staffforkids druk bezig om de basis van het systeem te leren kennen. Vanuit hier wordt in overleg met elkaar gekeken naar wat beter kan, en welke partnerproducten ervoor zorgen dat de dienstverlening nóg beter wordt.

“De eerste ervaringen met Carerix zijn zeer positief en we kijken er dan ook naar uit om dit met elkaar steeds verder uit te bouwen.”

Sinds Staffforkids de samenwerking met Carerix is aangegaan wordt de gewenste kwaliteit makkelijker gerealiseerd. Bij het bemiddelen van personeel binnen deze branche zijn een aantal stappen noodzakelijk. Een geldige VOG voor de inschrijving in het personenregister (PKR) is er hier één van. Het is daarom belangrijk dat alle acties hiervoor op tijd worden ingepland én uitgevoerd omdat anders kandidaten niet kunnen beginnen met werken. Carerix helpt Staffforkids middels reminders/triggers met het op tijd uitvoeren en controleren van deze acties.

“Je merkt nu al dat dingen die je hebt afgesproken makkelijker en overzichtelijk terug te vinden zijn. Maar ook het gemak van overeenkomsten die op één plek staan is voor ons een verademing”, aldus Berry

Happy people, happy kids

In de toekomst wil Staffforkids de groei van beide labels verder doorzetten. Dat betekent onder andere een uitbreiding van het aantal eigen medewerkers.

“Waar we nu al mee bezig zijn is het aanleggen van een stevige fundering met Carerix. Op het moment dat processen goed zijn ingericht, willen we vanuit daar verder bouwen. Zo kunnen we stap voor stap met elkaar bepalen wat past bij de fase waarin we op dat moment zitten.”

In iedere fase die het bedrijf doorloopt kan Carerix een bijdrage leveren aan de optimalisatie van het recruitmentproces. Staffforkids kijkt daarbij graag vooruit naar de toekomst!

“De wens van Staffforkids is om de komende jaren steeds verder te automatiseren. Zodra zij de volgende fase ingaan en klaar zijn voor een volgende stap denken wij graag mee in wat past. Op deze manier kunnen we met elkaar continu blijven doorontwikkelen!”, eindigt Pieter Kemper, accountmanager bij Carerix.