Klantcase: Van Excel naar ATS

Productielijnen ontwerpen, verbeteren en onderhouden, daar ligt de kracht van IJssel. Met 500 collega’s verspreid over 6 locaties is IJssel uitgegroeid tot een groot kennisbedrijf met bedrijfskundigen, engineers en monteurs. IJssel is een technisch bedrijf, een markt waarin het altijd een uitdaging is om de juiste mensen aan te trekken. Door te starten met het stroomlijnen van de interne processen, op zoek te gaan naar een geschikt ATS en een gerichte werken-bij website op te stellen, kwamen de sollicitanten sneller bij IJssel terecht.

Verschillende locaties, verschillende Excel-lijsten

Chiel Hoekstra is (Recruitment) Marketeer bij IJssel en is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en uitvoering van de (online) marketingstrategie en de (online) recruitment marketing. Trots vertelt hij over de unieke werkwijze en mensen waar IJssel uit bestaat.

“Kenmerkend voor onze mensen is dat ze naast de juiste papieren, ook een hoop kennis meedragen. Hierdoor durven we onze klanten te adviseren in hoe het beter zou kunnen, zelfs als dat betekent dat wij hierdoor vanuit IJssel minder werk hebben bij de klant. Je kan het wat dat betreft zien als een soort kannibalisme. Onze klanten verwachten echter oplossingen voor lange termijnen en door aan deze verwachting te voldoen, gaan wij levenslange relaties aan met onze klanten.”

Op het gebied van hun klanten heeft IJssel het dan ook goed onder controle, maar op het gebied van interne innovaties merkte Chiel al snel dat er ruimte was voor verbetering. Met een eigen HR projectmanager en recruiter per locatie, is het recruitment ook verdeeld over de verschillende locaties. In de loop der jaren is recruitment dan ook een belangrijk onderdeel geworden van het dagelijkse werk.

“Alle recruitmentactiviteiten werden per vestiging bijgehouden in Excel-lijstjes. Dit maakte het lastig om de samenwerking op te zoeken tussen de verschillende vestigingen. Er was weinig inzicht, laat staan dat we iets van rapportagemogelijkheden of automatisering hadden. Alle acties verliepen handmatig. Het werd voor ons tijd om op zoek te gaan naar een ATS”, aldus Chiel.

Het meest logische systeem

De zoektocht naar een geschikt ATS begon met het in kaart brengen van de wensen en eisen die IJssel had. Projectmanagers HR op de vestigingen stelden deze lijst samen op. Naast deze lijst was het voor IJssel ook belangrijk om te kiezen voor een organisatie waarbij er een partnership ontstond.

“Vanuit mijn eerdere werkervaring had ik al ervaring met verschillende recruitment systemen. Om ook ervaringen van anderen te horen, plaatste ik een oproep op Facebook en sprak ik mensen die werkzaam zijn binnen corporate recruitment. Uiteindelijk hebben we 4 partijen uitgenodigd voor een demo”, vertelt Chiel.

Uit de demo van Carerix bleek dat er veel mogelijkheden waren, ook met het oog op de toekomst gericht.

“Een groot pluspunt aan Carerix was de mogelijkheid om zowel met verschillende vestigingen, afdelingen en externe klanten te werken. Daarnaast vinden we de mogelijkheid om Carerix te koppelen aan de website en de verschillende partneroplossingen een mooie stap voor de toekomst.”

Na het zien van verschillende demo’s en het inwinnen van meerdere referenties, koos IJssel uiteindelijk voor een partnership met Carerix. “We hebben de intentie om een jarenlange samenwerking aan te gaan. Om deze reden was het voor ons belangrijk een partner te hebben die goed bereikbaar is en Nederlandse support biedt”, aldus Chiel.

Nu Chiel en zijn collega-projectmanagers een tijd met het systeem van Carerix werken, valt met name de gebruiksvriendelijkheid van het systeem op.

“Het was niet het mooiste systeem om te zien, maar het zag er wel heel logisch, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk uit”, vertelt Chiel lachend. “Nu we er een tijdje mee werken kunnen we ook beamen dat dit ook echt zo is. Sommige systemen zien er mooi uit, maar dat gaat in sommige gevallen ten koste van de gebruiksvriendelijkheid. Uiteindelijk gaat het erom dat je er goed en gemakkelijk mee kunt werken.”

De Carerix applicatie van IJssel is uiteindelijk ingericht op basis van logische flows en uitgebreide zoekfunctionaliteiten. Waar voorheen cv’s handmatig in de huisstijl gezet werden, gebeurt dat nu met één klik. Ook op het gebied van AVG is IJssel nu helemaal ‘up and running’.

Heldere processen en een betere candidate experience

Inmiddels is IJssel een half jaar aan het werk met Carerix. De soepele samenwerking zorgde er tijdens de implementatie voor dat verschillende onderdelen op tijd werden opgepakt door zowel IJssel als Carerix.

“We wilden de configuratie in eerste instantie zo simpel mogelijk houden, zodat we het systeem snel in gebruik konden nemen. Alwin Baaij, de Business Consultant van Carerix heeft uiteindelijk 2 dagen naast ons gezeten, waardoor we gelijk samen konden zorgen voor de juiste configuratie”, vertelt Chiel.

Alle vestigingen van IJssel werken nu op een eenduidige manier. Processen zijn helderder geworden en het gebruik van een recruitmentsysteem zorgt voor meer overzicht.

“Ook de ervaring bij kandidaten is verbeterd, doordat we ze beter kunnen laten weten waar ze aan toe zijn. We kunnen werk overnemen van elkaar en dat biedt veel mogelijkheden voor een nog efficiëntere samenwerking over de vestigingen” voegt Chiel toe.

“We blijven het systeem en het proces verbeteren, daar moet je elkaar scherp op houden. Soms moet je zelfs iets meer handelingen verrichten om in het bedrijfsbelang te handelen. Daar gaat het gebruik van Carerix ons in de toekomst enorm in helpen. Sterker nog, dat doet het nu al.”