Hoe wederzijdse groei Lincks en Carerix tot doorbraken brengt

Lincks Personal Recruitment is sinds 2007 actief als werving- en selectiebureau vanuit de Hoeksche Waard. Het dagelijks leggen van de lin(c)k tussen werkgevers en werkzoekenden. Ze onderscheiden zich door persoonlijke aandacht en betrokkenheid bij werving & selectie, uitzenden, RPO en andere recruitment vraagstukken. Met zo’n 15 medewerkers heeft Lincks onlangs ook een eigen nieuwbouwproject opgestart voor hun kantoor in Heinenoord.

De samenwerking tussen Carerix en Lincks gaat al bijna twintig jaar terug. Wat begon als een keuze voor een ATS, is uitgegroeid tot een hecht partnerschap. Rianne Lammens-Wouters, Projectmanager en Carerix beheerder bij Lincks, zegt: ”We zijn samen gegroeid. Lincks werd groter en Carerix ontwikkelde zich steeds meer. Soms schuurt het, maar juist dat maakt de samenwerking waardevol. We kunnen kritisch zijn op elkaar en daardoor echt verbeteren.”

”Carerix is voor ons veel meer dan een ATS. Het is het centrale punt van ons proces waar communicatie, matches, dashboards en rapportages worden gestroomlijnd en samenkomen.”

Van standaard systeem naar strategisch partnership

Lincks wil graag voorop lopen in de recruitmentmarkt, met veel aandacht voor kwaliteit, automatisering en datagedreven werken. Dat vraagt om een flexibele technologiepartner die niet alleen tools biedt, maar ook écht luistert. ”We zijn samen door verschillende fases gegaan,” vertelt Rianne. “En omdat we dingen soms net even anders doen dan de mainstream, kunnen we een goed klankbord zijn. Dat leidt soms tot gezonde wrijving, maar juist daardoor ontstaat vaak groei en vernieuwing.”

Waar veel klanten Carerix gebruiken naast andere systemen, draait Lincks het volledige proces binnen één omgeving: van agenda’s en e-mails tot marketing en KPI-rapportages. “Dat is soms uitdagend, maar het maakt alles wel inzichtelijk, controleerbaar én schaalbaar.”

Korte lijnen, dicht bij de bron

Eén van de sterkste elementen in de samenwerking tussen Lincks en Carerix is de directe toegang tot het hele team bij Carerix. Naast de ondersteuning van hun Customer Success Manager Linda, heeft Lincks als sparringpartner ook regelmatig rechtstreeks contact met product owners of met andere specialisten binnen support en development.

”We zijn behoorlijk zelfredzaam. Als er iets is, lossen we het vaak eerst zelf op. Maar juist daarom is het zó waardevol dat we direct bij de bron terechtkunnen als het nodig is. En omdat we iets anders werken dan veel andere klanten, zien we soms dingen eerder of anders.”

Het feit dat Lincks regelmatig bezoek krijgt van het productteam onderstreept het partnerschap karakter van de samenwerking. ”Dat Pieter of Bo bij ons op kantoor langskomt om inhoudelijk te sparren, laat zien dat we niet alleen klant zijn, maar ook onderdeel van het ontwikkelproces. Dat voelt als een partnership.”

Om deze samenwerking nog beter te maken, zorgt Lincks ervoor dat ze altijd goed geïnformeerd blijven over alle ontwikkelingen. Ze zijn een van de meest actieve klanten als het gaat om deelname aan de Carerix Classrooms en webinars. Ze schrijven zich vrijwel altijd in of kijken de webinars op een later moment terug.

”Vooral de classrooms zijn voor ons waardevol. Ze gaan dieper in op het systeem en geven net dat beetje extra context waardoor we beter begrijpen wat er speelt,” legt Rianne uit. ”Soms hoor je iets wat je al weet, maar dat is juist goed. Dan weet je: we gebruiken het systeem nog steeds op de juiste manier.”

Een concreet moment waarop dat vertrouwen werd bevestigd

”De afgelopen periode is er intensief contact geweest over onder andere My Assistant, dashboarding en de agenda. We merken dat Carerix actief meedenkt over hoe bepaalde situaties ons beïnvloeden en wat passende oplossingen zouden kunnen zijn. Ook al is het soms ook gewoon ‘wat het is’. Het gevoel dat onze input serieus wordt genomen en wordt vertaald naar concrete verbeteringen.”

Die samenwerking is wederzijds kritisch, maar altijd constructief. ”Soms zeggen wij: dit werkt voor ons niet. En soms zegt Carerix: dit is zoals het nu eenmaal werkt. Maar er wordt altijd geluisterd. En vaak komt een wens dan toch later ergens op de roadmap terecht.” Een voorbeeld daarvan is de zichtbaarheid van spreekruimtes in de agenda die mogelijk werd via een workaround met de nieuwe Nylas-integratie. Een wens die eerder nog niet gerealiseerd kon worden.

Concrete resultaten van de feedback

De verbeteringen hebben direct impact gehad op het dagelijkse werk. Sinds de introductie van MyAssistant bijvoorbeeld, is het werk van recruiters bij Lincks veranderd. Wat begon als een handige tool voor persoonlijke taaklijsten, groeide uit tot een onmisbaar dashboard voor grip op het gehele recruitmentproces.

“Voorheen draaide ik handmatig queries om te kijken welke matches ergens bleven hangen. Dan had ik soms wel vijftig matches per maand die ik collega’s individueel moest doorsturen.”

In het oude proces konden kandidaten gemakkelijk uit beeld verdwijnen: bijvoorbeeld als er meerdere mensen betrokken waren bij een vacature, of als iemand alleen vanuit zijn eigen matches werkte.

“Dan keek de één niet bij ‘Openstaande vacatures’ en de ander niet bij ‘Matches’. Inmiddels glipt er vrijwel niemand meer tussendoor.”

Met My Assistant zijn deze risico’s zo goed als verdwenen. Het systeem laat automatisch zien welke kandidaten te lang in een bepaalde fase staan, of waar nog actie vereist is. Zo worden openstaande taken inzichtelijk en werk je proactief in plaats van reactief. “De reminders en signalen zorgen ervoor dat het team echt grip heeft op het proces. En dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten en verhoogt de kwaliteit van ons werk.”

Het resultaat:

“Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Dat is voor ons een enorme efficiëntieslag geweest.”

Kleine speler, grote impact

Met zo’n 15 medewerkers is Lincks kleiner dan veel andere Carerix klanten. Toch voelt hun stem even zwaar. ”Onze feedback wordt serieus genomen. We zitten regelmatig om tafel en zien dat er echt iets met onze input gebeurt. Dat versterkt het vertrouwen.”

”We merken dat onze feedback net zo zwaar weegt als die van grotere klanten. Dat motiveert ons ook om actief te blijven meedenken. Onze manier van werken en onze uitdagingen doen ertoe.”

Klaar voor de toekomst

Wat vaststaat: de basis met Carerix is sterk. ”Misschien wordt niet elke wens direct doorgevoerd, maar je merkt dat feedback wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling. Dat geeft vertrouwen en zorgt ervoor dat we blijven bouwen, aan ons systeem én aan onze samenwerking.”