Klantcase: Carerix ATS past bij groeiambities van Newpublic

Interview met: Rebecca van de Lagemaat (Directeur Newpublic)

Newpublic versterkt op landelijke schaal gemeenten en overheden met jong talent. Sinds de oprichting in 2010 maakt Newpublic gebruik van het Carerix-platform. Door groei en positieve veranderingen binnen de organisatie was een grondige herziening nodig. In zowel de front- als backend zijn flinke wijzigingen doorgevoerd. Hierdoor is het werkproces simpeler, doeltreffender en sneller geworden. Dit scheelt behoorlijk in tijd & kosten en levert een positieve bijdrage aan het bedrijfsresultaat.

“Newpublic staat voor ‘Nieuwe Overheid’”, legt directeur Rebecca van de Lagemaat uit. “Ons bureau werft en selecteert pas afgestudeerde, ambitieuze talenten, die met frisse energie hun veranderkracht in kunnen gaan zetten bij overheidsinstellingen. De trainees zijn in dienst bij Newpublic en volgen een uitgebreid traineeprogramma. Daarnaast zijn ze aan het werk op verschillende opdrachten binnen overheidsorganisaties. Het merendeel bij gemeentes maar ook bij andere opdrachtgevers zoals UWV, provinciale overheden, vereniging openbare bibliotheken etc.”

Behoefte aan structuur

Bij de oprichting van Newpublic, nu acht jaar geleden, werd het ATS-systeem van Carerix aangeschaft. Van de Lagemaat: “Destijds zaten we als bureau nog zo in de startup fase dat Carerix alleen zeer basic werd gebruikt. Toen Newpublic begon te groeien, kregen we ook steeds meer behoefte aan structuur en procesondersteuning.” Daarom werd contact opgenomen met Carerix, die een eerste screening deed om te bepalen met welke processen het beste gestart kon worden.

Verandertraject intensief maar waardevol

“We zijn het traject heel serieus ingegaan”, aldus Van de Lagemaat, “en hebben ons er vanuit Newpublic met drie man een jaar lang op toegelegd. Ik had de omvang en impact van het hele traject in eerste instantie wat onderschat. Het bleek een complexer verhaal dan vooraf ingeschat, maar wel zeer waardevol en terecht. Alles hangt met elkaar samen, dus als je ergens een laatje opentrekt, gaat de hele kast open.”

Resultaat

En het resultaat mag er zijn. Het hele recruitment proces van Newpublic is nu veel slimmer ingericht. De efficiencyslag zit verder vooral in de inzichtelijkheid en structuur van de processen. Alle informatie over kandidaten is vastgelegd in het systeem. Geen onduidelijkheid meer over bijvoorbeeld de vakantieperiode van een bepaalde kandidaat. Maar ook bij een sollicitatie via de website worden de data meteen in het Carerix-systeem vastgelegd. Bovendien ondersteunt Carerix ook het volledig traject daarna: hoever zit een kandidaat in de procedure, is hij/zij al op gesprek geweest en zo ja, wanneer? Wat was de uitkomst? Via welk kanaal solliciteren de meeste kandidaten, hoe lang duurt een bepaalde procedure?

Tijdwinst & gericht sturen

“Voor ons is dit echt een revolutie’, aldus Van de Lagemaat. “We hebben nu meer data en kengetallen beschikbaar om op te kunnen sturen. Toen we acht jaar geleden begonnen waren we met z’n drieën en hadden een versimpelde manier van werken waarbij onderling veel mondeling overleg plaatsvond. Voor informatie over een kandidaat, werd het CV uitgeprint. Dit is prima te doen als je intern met z’n drieën bent en extern met 10 tot 15 trainees. Maar inmiddels zijn we gegroeid tot elf medewerkers, met extern 45 tot 50 trainees. Dan wordt het een chaos als informatie niet gestructureerd wordt vastgelegd.” Ook op facturatiegebied is een serieuze tijdswinst gerealiseerd. Voorheen gebeurde dit handmatig en vanuit meerdere systemen. Nu is het hele proces volledig gedigitaliseerd vanuit Carerix. “Dit geeft ons veel meer inzicht in wat er gebeurt.”

Samenwerking: plezierig & eerlijk

Het Carerix-platform werkt goed en ook de samenwerking verloopt heel prettig. Van de Lagemaat: “De consultants van Carerix die ons hebben begeleid tijdens het traject, hebben veel verstand van het proces en het systeem. Maar het was ook erg prettig dat we heel eerlijk advies kregen om bepaalde zaken anders te doen. Het traject heeft wat gevraagd, maar is het achteraf meer dan waard geweest. Newpublic heeft de ambitie om te blijven groeien en met dit systeem van Carerix zijn we hier als organisatie helemaal klaar voor.”

Carerix: de flexibele cloud based software voor CRM, recruitment en detachering

Dagelijks vertrouwen duizenden professionele arbeidsbemiddelaars en talent managementafdelingen voor hun detacherings- en werving & selectieprocessen op onze online oplossingen. Carerix biedt een modern cloud based platform om het gehele proces van kandidaatbemiddeling te ondersteunen. Dankzij onze slimme toepassingen zorgen wij voor betere inzichten in profielen van talenten. En betere inzichten voor recruiters, intercedenten, en detacheerders zorgen voor de beste kandidaten!

Management Summary

• Klant: Newpublic
• Branche: Personele dienstverlener publieke sector
• Uitdaging: Behoefte aan structuur en procesondersteuning
• Oplossing: CxStaffingEdition

Voordelen

• Tijdwinst & efficiency
• Structuur
• Meer data & kengetallen beschikbaar
• Gerichte sturing / extra onderbouwing keuzes