10 automatiseringstips die je direct in Carerix kunt doorvoeren

Elke recruiter kent het: veel te doen, maar te weinig tijd. We hebben het vaak druk, zeker nu de vacatures inmiddels weer beetje bij beetje binnenstromen. Snel kunnen schakelen en bovenop jouw recruitmentproces zitten, zijn dan ook dingen die je vast bekend in de oren klinken. Het zou prettig zijn als je bepaalde zaken dan kan automatiseren. Bijvoorbeeld razendsnel kandidaten op de hoogte brengen van laatste vacatures, automatische verjaardagsmails of automatische taken die ervoor zorgen dat je volgens afspraak op tijd je klant of kandidaat terugbelt.
In dit artikel geven we je een top 10 van handelingen die je kunt automatiseren met Carerix door middel van triggers.

Let op: Om deze tips door te voeren is het van belang dat je weet hoe je triggers instelt. Wil je leren hoe je dit makkelijk doet? Kijk dan de video over triggers!

1. Automatische verjaardagsmail

Middels een trigger in Carerix kun je ervoor zorgen dat jouw kandidaat of contactpersoon op zijn of haar verjaardag een attentie ontvangt in de vorm van een mail. Download de speciale “verjaardagsmail” uit onze sjabloon bibliotheek voordat je een trigger aanmaakt. Eventueel pas je deze aan naar jouw eigen stijl met jouw eigen tekst.

Wanneer je de trigger aanmaakt, kun je deze mail eenvoudig in de trigger zetten en zal er ieder jaar automatisch een mailtje uitgaan naar jouw contactpersoon of kandidaat.

2. Creëer overzicht door taaksjablonen aan te maken

Door het aanmaken van taaksjablonen zie je precies wat je die dag te doen staat wanneer je Carerix opent. Een taaksjabloon kan je op iedere willekeurige gebeurtenis in Carerix instellen. Stel, je wil een kandidaat na zijn eerste werkweek bij jouw klant bellen om te vragen hoe het is gegaan, of je wil contact opnemen wanneer je langer dan 2 maanden geen contactmoment hebt gehad met jouw klant. Hier maak je eenvoudig een taaksjabloon voor aan. Middels een trigger en een standaard taak zal jij een taak krijgen iedere keer wanneer een nieuwe kandidaat start. Zo weet je precies wat jou te doen staat.

3. Aflopende plaatsingen controleren

Loopt de plaatsing van jouw kandidaat bijna af en kan de kandidaat worden overgenomen door de werkgever? Middels een trigger kun je in Carerix meldingen ontvangen van jouw aflopende plaatsingen. Wanneer je met de Carerix Staffing Editie werkt kun je plaatsingen aanmaken en kun je dus automatisch ook monitoren wanneer deze aflopen. Zo houd jij oog op een eventueel herplaatsbare kandidaat én op jouw omzet.

4. Beheer GDPR of AVG instellingen

GDPR is iets wat voor iedere recruiter belangrijk is, maar waar je niet dagelijks mee bezig wil zijn. In Carerix zijn er verschillende manieren waarmee je de GDPR instellingen kunt automatiseren. Zo kun je automatisch mailtjes versturen naar jouw kandidaten en contactpersonen om goedkeuring te vragen voor het bewaren van gegevens. Ook kan je meldingen instellen waarmee je kandidaten met een aflopende grondslag kunt controleren

5. Geef jouw kandidaten een goed gevoel door een goede onboarding

Een belangrijk aspect van de arbeidsbemiddeling is het plaatsen van nieuwe medewerkers bij jouw klant. Om de onboarding soepel te laten verlopen kun je een groot aantal zaken automatiseren binnen Carerix. Een automatisch mailtje met “succes met je eerste werkdag!” naar jouw kandidaat, een taaksjabloon met een checklist voor de juiste documenten voor de klant en het aanpassen van de status van jouw kandidaat zodat je weet dat hij of zij aan het werk is. Door middel van triggers kun je automatisch mailen bij een statusverandering en kun je bij het veranderen van een matchfase standaard een taaksjabloon aanmaken, zodat jouw nieuwe medewerker onbezorgd aan de slag kan.

6. Verlopen documenten

Niets is vervelender dan een verlopen paspoort of rijbewijs. Of wat dacht je van een certificaat dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden van jouw kandidaat. In Carerix kun je gemakkelijk instellen dat je een melding krijgt wanneer deze belangrijke documenten aflopen. Zorg dat je bij het uploaden van de documenten een verloopdatum opgeeft, zodat je automatisch op de hoogte gebracht wordt wanneer het tijd is om jouw kandidaat te benaderen voor een geupdate versie van het betreffende document.

7. Automatische status aanpassingen

Om te weten welke kandidaat aan het werk is, welke kandidaat beschikbaar is en welke geen interesse meer heeft, is het handig dit automatisch bij te houden. Zo verandert jouw kandidaat door middel van een trigger automatisch van status na een succesvolle match procedure. Of, is hij of zij automatisch weer beschikbaar wanneer de plaatsing afloopt.

8. Automatische aanpassingen in jouw vacatures

Uiteraard kunnen er in vacatures ook een aantal dingen geautomatiseerd worden. Zo kan jouw vacature een status aanpassing krijgen via een trigger, of kan je in Carerix meldingen triggeren wanneer er een aanpassing aan jouw vacature moet plaatsvinden.

9. Stuur een automatische bevestiging van sollicitatie

Het lijkt wat voor de hand liggend, maar daarom niet minder belangrijk. Vanuit Carerix kun je een mail opmaken die jouw sollicitanten automatisch bedankt voor hun sollicitatie. Hier kan je uiteraard ook wat extra informatie in verwerken. Zo kun je bijvoorbeeld de AVG/ GDPR nog extra belichten, of praktische informatie over het sollicitatieproces.

Niet alleen ná het solliciteren kun je een geautomatiseerde mail uitsturen, ook tijdens het solliciteren. Zo kun je bij het veranderen van een matchfase automatisch mails versturen naar zowel jouw kandidaat als contactpersoon om hen op de hoogte te houden tijdens deze procedure. Dat scheelt jou als recruiter een hoop werk en het zorgt er voor dat jouw kandidaat altijd op de hoogte is.

10. Kandidaten op de hoogte brengen van nieuwe vacatures

Wanneer je een nieuwe vacature hebt, wil je dit natuurlijk zo snel mogelijk kenbaar maken bij jouw kandidaten. Dit kan in Carerix middels de Job Alert. Via deze automatische vacaturemailing kun je – afhankelijk van de voorkeuren van de kandidaat – hen mailen met jouw aanbod. Je kan zelf instellen met welke frequentie je dit doet en middels het mailtemplate is deze mail geheel in jouw huisstijl. Zo hoeft jouw kandidaat geen enkele vacature te missen!
Wil jij meer weten over het automatiseren van jouw processen met Carerix? Kijk op www.carerix.com stuur een mail naar marketing@carerix.com of bel naar onze helpdesk 085 743 0450