Wat is een ATS?

Een Applicant Tracking System helpt je bij het verbeteren/beheren van je aannameproces en zorgt ervoor dat je het gehele proces vanaf één plek kunt beheren. Daarnaast helpt het je bij het (beter) organiseren en automatiseren van het gehele proces van werving en selectie. Het biedt je een volwaardig alles- in-een systeem met onder andere geïntegreerde mail, agenda functionaliteit, talent pools etc. Hierdoor wordt het werk van de recruiter vergemakkelijkt waardoor je sneller de beste match kan maken. Ook zal het gebruik van een ATS je helpen bij het bijhouden van waar in het proces een kandidaat zich bevindt.

Maar een ATS doet meer dan alleen dit. Een ATS wordt ook gebruikt om sollicitanten te selecteren en de beste kandidaten aan te bevelen. Daarnaast kan het een voorlopige analyse van de sollicitanten uitvoeren om de best passende baan te vinden. Het kan ook zoeken naar trefwoorden of AI-algoritmen gebruiken die een diepere analyse van de sollicitant uitvoeren. Het doel van een applicant tracking system is om de beoordeling van sollicitaties en cv’s te versnellen en uiteindelijk te komen tot de perfecte match tussen kandidaat en opdrachtgever.

Hoe werkt het proces

Een ATS helpt om elke stap van het aanwervingsproces te beheren: van het schrijven van de vacature tot het doen van een aanbod. Het ATS houdt alle activiteiten rond de kandidaat bij. De volgende stappen zijn kenmerkend voor het proces van een ATS:

1. De vacature wordt aangemaakt en, indien nodig, goedgekeurd binnen het systeem.
2. De vacature wordt op een of meer plaatsen geplaatst, waaronder intern voor medewerkers, op de website van de organisatie en op externe vacaturebanken.
3. Kandidaten solliciteren naar de functie op de website van jouw organisatie of rechtstreeks op de vacaturebank (als die functionaliteit beschikbaar is). Mogelijk moeten zij vragen beantwoorden die verband houden met de functie, zoals hun werkervaring en opleiding. Sommige systemen kunnen worden ingesteld om kandidaten automatisch af te wijzen op basis van antwoorden op bepaalde vragen.
4. Een ATS kan cv’s analyseren en nieuwe sollicitaties rangschikken wanneer ze worden ingediend.
5. De recruiter bekijkt de kandidaten in het systeem en selecteert de kandidaten om verder te gaan. Kandidaten die niet worden geselecteerd, kunnen een automatische afwijzingsmail ontvangen.
6. Er kunnen gesprekken plaatsvinden met de recruiter, de manager en anderen, indien nodig. Na elk gesprek kunnen in het ATS aantekeningen worden ingevoerd voor toekomstig gebruik.
7. Als de beste kandidaat is gevonden, zal de recruiter het ATS gebruiken om de kandidaat een aanbod te doen.
8. Als de kandidaat het aanbod accepteert, wordt hij of zij aangenomen. Vervolgens worden de onboarding functies van het ATS beschikbaar gesteld aan de nieuwe werknemer, waar deze de beleidsregels kan lezen en digitaal kan ondertekenen, online formulieren kan invullen en meer te weten kan komen over de organisatie.

Het belang van het hebben van een ATS

Het gebruik van een ATS is in vele opzichten belangrijk, zelfs voor kleine bedrijven. Ten eerste verwachten kandidaten van bedrijven een positieve ervaring voor kandidaten en een gebruiksvriendelijk sollicitatieproces.Ten tweede automatiseert en stroomlijnt een ATS het wervingsproces voor alle betrokken medewerkers zoals recruiters, managers en goedkeurders. Ten slotte biedt een ATS een opslagplaats van gegevens voor toekomstig gebruik, bijvoorbeeld wanneer een vroegere kandidaat solliciteert naar een nieuwe baan, of kan het worden gebruikt als hulpmiddel om potentiële kandidaten te zoeken in sollicitaties voor eerdere vacatures. Maar er zijn nog meer voordelen van het werken met een ATS.

Voordelen van een recruitmentsysteem

Een ATS is ontworpen om het wervingsproces (beter) te organiseren en te versnellen door de volgende mogelijkheden en voordelen te bieden:

• Het kan vacatures plaatsen en beheren op de interne en externe carrièresites van de organisatie en op meerdere vacaturesites, zoals Indeed en Monster en op social media sites zoals LinkedIn en Twitter.
• Het onderhoudt een database van nieuwe sollicitanten en mensen die mogelijk in aanmerking komen voor toekomstige vacatures.
• Het verzamelt informatie over kandidaten, inclusief communicatie en banen waarop kandidaten in het verleden hebben gesolliciteerd, om een goed beeld en profiel van elke kandidaat te creëren.
• Het kan ook helpen bij het sorteren en rangschikken van kandidaten door bijvoorbeeld een eerste scan van kandidaten uit te voeren, en om diegenen te selecteren die het beste voldoen aan de kwalificaties van de baan.
• Het kan ook worden ingesteld om reacties te automatiseren, gesprek herinneringen te sturen en mensen in de database te attenderen voor nieuwe vacatures. Vanuit dit perspectief fungeert het ATS als een vorm van relatiebeheer.

De toekomst van applicant tracking systemen zal waarschijnlijk een verfijning brengen van de functies die ze nu al bieden. Voorbeelden hiervan zijn een blijvende focus op bruikbaarheid, out-of-the-box integraties met aanvullende HR-systemen en verbeteringen aan de AI-mogelijkheden. De verwachting is ook dat leveranciers zullen blijven zoeken naar mogelijkheden om het end-to-end proces voor recruiters te vereenvoudigen. Aangezien sommige vacatures honderden sollicitanten aantrekken, zou alles wat gedaan kan worden om het werk van de recruiter – het beoordelen van sollicitaties, de communicatie met kandidaten en de samenwerking met aanwervende managers – eenvoudiger te maken, grote voordelen moeten opleveren.

Ook bij Carerix zijn we continu bezig met het optimaliseren van ons systeem. We denken graag met je mee als je als organisatie je werkprocessen wilt verbeteren. Ben je nog in de oriënterende  fase en wil je eerst weten waar je allemaal op moet letten bij de aanschaf van een ATS? Wij hebben een aantal belangrijke tips verzameld in deze whitepaper.