Van plaatsing tot factuur: Immens optimaliseert de backoffice met Carerix als centraal ATS
Plaatsingsdata automatiseren tussen ATS en backoffice
Een plaatsing was snel geregeld, maar wat daarna volgde kostte veel meer tijd dan nodig. Het verzamelen van de contractgegevens. Richard de Vries, co-eigenaar van Immens, herkent het probleem goed: “Het verzamelen van plaatsingsgegevens gebeurde via Word-formulier per mail.”
Zo’n formulier moest terugkomen, gecontroleerd worden en daarna met de hand in Carerix worden ingevoerd. Recruiters werden onbedoeld administrateurs, voerden gegevens dubbel in en controleerden alles nog een keer voordat een factuur de deur uit kon. Elke extra controle kostte tijd die niet naar kandidaten of opdrachtgevers ging. En elke handmatige invoer was een kans op een fout die pas bij de facturatie aan het licht kwam.
Carerix koppelen aan Exact via Minggo
Immens richtte, samen met partner Minggo, een nieuwe werkwijze in rond drie onderdelen die rechtstreeks inhaken op Carerix en Exact.
- Overzicht in Carerix. Recruiters zien direct welke contractgegevens compleet zijn. Een rode knop toont wat er nog ontbreekt, een groene knop verschijnt zodra alles compleet is en de plaatsing kan doorgaan naar Exact.
- Een slim online formulier. Zodra gegevens ontbreken, gaat automatisch een mail naar de opdrachtgever of de kandidaat met een link naar een formulier. Na het invullen komt de informatie automatisch terug in Carerix, zonder dat een recruiter iets overtypt.
- Een directe koppeling met Exact. Zodra de plaatsingsgegevens compleet zijn, synchroniseert alles in één klik met Exact. Geen dubbele invoer en geen verschillen tussen wat in Carerix en in Exact staat.
“Met Minggo zorgen we voor een efficiëntere en gebruikersvriendelijke werkwijze om de plaatsingdata te completeren.” — Richard de Vries, co-eigenaar Immens
Dat betekent niet dat het proces volledig uit handen is genomen. Recruiters houden overzicht en beslissen wanneer een formulier de deur uit gaat. Automatisering neemt het overtypen over, niet de controle.
Foutloze facturatie door de Carerix en Exact koppeling
Doordat Carerix en Exact via Minggo op elkaar aansluiten, ziet het proces bij Immens er nu anders uit dan voorheen.
- Direct zicht op ontbrekende gegevens, in plaats van pas achteraf ontdekken dat een contract niet compleet is.
- Eenvoudig aanvullen via een online formulier in de huisstijl van Immens, zonder mailwisseling of Word-bijlagen.
- Automatische en foutloze synchronisatie met Exact, zonder dat iemand gegevens twee keer vastlegt.
“Het proces is leuker en sneller geworden. We hoeven gegevens niet meer handmatig dubbel vast te leggen.” — Richard de Vries, co-eigenaar Immens
Ook grip op je contracting- en facturatieproces?
Het verhaal van Immens laat zien dat een koppeling tussen systemen vaak meer opluchting geeft dan een compleet nieuw systeem. Carerix vormt de centrale werkomgeving voor kandidaten, plaatsingen en contractgegevens, en laat zich via integraties met partners als Minggo koppelen aan financiële applicaties zoals Exact. Zo blijft de data op één plek kloppen, ook als een bureau groeit of meerdere vestigingen tegelijk plaatsingen verwerkt.
Herken je het handmatige gedoe tussen plaatsing en facturatie? Bekijk meer voorbeelden op onze klantcasepagina, of ontdek hoe Carerix integreert met andere partners op onze integratie pagina.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag hier een demo aan.
Bron: Minggo