Mark Bassie (Flex-Beheer)
Bei meinen Besuchen bei den Anwendern von Carerix bin ich diesmal in einer bekannten Straße in den Niederlanden zu Gast, zumindest wenn man in der Personalvermittlungsbranche tätig ist. Ich besuche die ‚Flex Alley‘ bzw. die Marconibaan in Nieuwegein, wo sich verschiedene Personaldienstleister nahe beieinander niedergelassen haben.
Einer davon ist B-street, einer der sogenannten ‚Broker‘ für externe Personalanwerbung.
Ich spreche mit Jurjen Punt, seit einigen Jahren Geschäftsführer von B-street. Ein Broker ist eine Firma, die verschiedene Dienste und Dienstleistungen rund um die externe Personalanwerbung von ZZPlern und selbstständigen Profis anbietet.
Börsennotiert
Was B-street in meinen Augen besonders macht, ist die Tatsache, dass das Mutterunternehmen an der niederländischen Börse notiert ist. Seit Februar 2014 ist Novisource NV bei Euronext in Amsterdam notiert.
Jurjen erklärt, dass die Tatsache, das die Firma börsennotiert ist, viele Verpflichtungen mit sich bringt. „Dabei geht es nicht nur um die Verpflichtung, die Quartalszahlen zu veröffentlichen, sondern man muss als gesamtes Unternehmen vorhersehbar und transparent sein. Dafür muss die Verwaltung vollständig in Ordnung sein. Das stellt hohe Anforderungen an Betriebsführung und Systeme. Und wenn man weiß, dass B-street für 80% des Umsatzes und für 50% des Ergebnisses von Novisource verantwortlich ist, dann ist die interne Organisation von B-street besonders wichtig. Eigentlich ist unsere Börsennotierung eine Art Gütesiegel für Auftraggeber und Auftragsnehmer.“
Organisation mit einem Credo
B-street arbeitet mit nur 9 Mitarbeitern im Front Office, die alle auf der Website der Firma mit ihrem Foto und ihren Hobbys beschrieben werden. Für die anderen Tätigkeiten werden die internen Abteilungen von Novisource genutzt.
Das Credo von B-street ist „Sourcing the outstanding“. 2014 und 2015 wurden sie vom ZZP Barometer zum besten ZZP-Vermittler in der Branche ‚Finanzielle Dienstleistung‘ gewählt. Das Geschäftsmodell von B-street ist wiedererkennbar und offen. Aber wie ist dieses Credo im Geschäftsmodell verankert?
Broker und Arbeitsvermittlung
B-street bezeichnet sich selber nicht nur als Broker, der das Vertragsmanagement zwischen Auftraggeber und Auftragsnehmer übernimmt, sondern auch Arbeitsvermittler. Was ist der Unterschied zwischen den beiden Dienstleistungsarten?
Zum Vertragsmanagement bei der Anwerbung gehört zum Beispiel, dafür zu sorgen, dass ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Kandidat geschlossen wird. Letzterer ist häufig ein ZZPler, aber es kann auch ein Büro sein, das bestimmte Arbeitnehmer an den Auftraggeber verleiht. Neben der Vertragsbearbeitung muss der Kandidat auch überprüft werden und es muss beispielsweise dafür gesorgt werden, dass die Verhaltensregeln des Auftraggebers unterschrieben werden. Und natürlich müssen Stundenverwaltung und Abrechnungen erstellt werden. Von Onboarden bis einschließlich Offboarden. Dies alles regelt ein Broker für seine Auftraggeber. B-street nutzt hierfür die Plattform von Carerix.
Ein Arbeitsvermittler geht in seiner Dienstleistung noch weiter. Dann wird neben den genannten Broker-Diensten auch der Anwerbungs- und Auswahlprozess für den Auftraggeber übernommen. B-street sorgt dafür, dass ein eindeutiges Profil von dem idealen Kandidaten erstellt wird. Anschließend suchen sie nach einigen geeigneten und verfügbaren Kandidaten. Nach einer Vorauswahl wird mit dem passendsten Kandidaten ein Vertrag zwischen ihm und B-street abgeschlossen. Daneben wird ein Vertrag zwischen B-street und dem Auftraggeber abgeschlossen, in dem u. a. steht, unter welchen Bedingungen der Kandidat an den Auftraggeber verliehen wird. Auch dieses verläuft mit der Software von Carerix reibungslos.
Vermittlung oder Eintritt
Im Anwerbejargon heißt die erste Arbeitsform das Vermittlungsmodell. Der Broker arbeitet mit einem Vermittlungsauftrag zwischen Auftraggeber und Auftragsnehmer (lies: der Kandidat). Der Broker selbst ist dann keine Vertragspartei.
Die zweite Form wird Eintrittsmodell genannt, wobei die Rede von einem Dreiparteien-Vertrag ist.
Der Unterschied zwischen beiden Dienstleistungen und beiden Verträgen ist zu dem Zeitpunkt, an dem ich dies schreibe, sehr wichtig – aufgrund des neuen Gesetzes DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties ab 1. Mai 2016), das die Nachfolge des VAR regelt. Je nach Art der Dienstleistung sorgt B-street dafür, dass der richtige Modellvertrag für das Finanzamt gewählt wird, damit garantiert wird, dass später keine Diskussionen mit dem Finanzamt auftreten, ob ein Kandidat nicht heimlich bei dem Auftraggeber angestellt ist.
Über den Branchenverband von Brokern und Personalvermittlern, der Bovib, bei dem B-street von Anfang an Mitglied ist, wird an der Umsetzung einer speziellen Modellvereinbarung gearbeitet, die diesen Dreiparteien-Vertrag regeln wird.
Das Geschäftsmodell und die Börsennotierung ruhen schwer auf soliden Systemen. Einer der wichtigsten Pfeiler für B-street und Novisource ist Carerix. Neben der Carerix-Software ist auch die Zusammenarbeit mit der Firma Carerix sehr wichtig.
Zusammenarbeit mit Carerix
„Was macht ihr eigentlich alles mit der Software von Carerix?“ frage ich. Jurjen antwortet, dass seit gut 2 Jahren fast das gesamte Paket verwendet wird.
In der Zeit davor hatte B-street eine eigene CRM-Lösung mit Microsoft ERP-Software bauen lassen. Es war eine teure, wenig flexible und bearbeitbare Lösung, die ständig geändert werden musste. „Die Personalbranche steht nun einmal nicht still, man muss sich ständig verändern.“
Und es musste etwas anderes her. Mit einem Ausschreibungsverfahren ging B-street auf die Suche nach Alternativen. In verschiedenen Runden fielen etliche potentielle Lieferanten durch, die nicht das liefern konnten, was B-street haben wollte: Viel Flexibilität und wenig Maßarbeit.
Carerix fiel auf, weil sie bezüglich der umfangreichen Frage- und Angebotsprofile viel bieten konnten (Funktion für die Konkretisierung des Gesuchten und Einblick in das verfügbare Kandidatenangebot und was die Kandidaten unterscheidet). Sie unterstützten Teile davon auch über die sozialen Medien und mit Lieferanten und natürlich unterstützen sie den Auswahlprozess, das Matching.
Workflow optimiert
Wo sie damals noch weniger Erfahrung hatten, war die „Logistik in der Vertragsbearbeitung“. Jurjen erklärt, dass man sich vorstellen muss, dass bei B-street monatlich rund 350 Profis vom System verarbeitet werden müssen. Dafür müssen Dinge wie ein Rechnungsprüfungsbericht, ein Handelsregistereintrag, die VAR oder VOG, der Berufseid und viele andere Dokumente und Registrierungen digital verwaltet werden. Sogar mit Hinweisfunktion, bis wann sie gültig sind, damit das System ein Signal gibt, wenn für einen bestimmten Kandidaten oder Vertrag ein Update erforderlich ist.
Und daneben müssen alle diese Kandidaten ihre Stunden erfassen können, ihre Auftraggeber müssen die Stunden genehmigen oder ablehnen und es müssen Rechnungen anhand der genehmigten Stunden und dem vereinbarten Stundentarif erstellt werden. Diese müssen an die Finanzbuchhaltung von B-street weitergeleitet werden. „Wir machen eigentlich alles in Carerix, nur unsere Verwaltung arbeitet mit Exact.
Zusammen mit Carerix haben wir Schritt für Schritt den ganzen Workflow umgestellt. Aber damit ist man niemals fertig, weil es ständig Änderungen bei den Regeln und Vorschriften gibt. Aber auch, weil wir gemeinsam regelmäßig neue Ideen oder Einblicke bekommen. Carerix überrascht mich regelmäßig, weil sie wieder etwas Neues entwickelt haben.“
„Ein weiterer wichtiger Teil unserer Dienstleistung ist die Verwaltung unserer Kandidaten-Datenbank. Dann geht es um die Selbstverwaltung der eigenen Daten und des Profils als Profi (’self-service‘) auf angenehme und schnelle Art und Weise. Aber auch um das zur Verfügung stellen der Daten, damit Auftraggeber schnell und gut die passenden Kandidaten herauspicken und mit ihnen Kontakt aufnehmen können. Dann gelangt man in den Bereich der Kundenportale, wo wir Carerix ebenfalls einsetzen.
Und nicht zu vergessen, Dinge wie Video-Interviews und Job-Alerts, um mit Kandidaten Kontakt zu halten.
Speedboat oder Tanker
„Was ist dir noch in der jahrelangen Zusammenarbeit mit Carerix aufgefallen?“ frage ich. „Die innere Motivation, zu helfen.“ ist Jurjens erste Antwort. „Ihr Engagement ist wirklich sehr groß. Sie möchten wirklich gerne mitdenken. Außerdem fällt ihre Innovationskraft auf. Sie kommen stets mit neuen Erkenntnissen und Funktionen. Das ist meistens großartig, manchmal geht es aber so schnell, dann komme ich mir wie ein Tanker vor, der von Schnellbooten umkreist wird. Dann müssen sie etwas langsamer fahren.
Aber sie denken stets mit, möchten es immer besser machen, sie kennen unser Fach und die Grundfunktion ihres Systems ist standardmäßig schon sehr groß und flexibel. Und natürlich ist man manchmal unterschiedlicher Meinung, wie bei jedem Partner. Aber ich habe etliche Male erleben können, dass ihr eigener Geschäftsführer als Erster eine Brücke geschlagen hat“…