Cobalt Duitsland op zoek naar flexibiliteit en snelheid

Met twee decennia aan ervaring en wereldwijd vestigingen heeft Cobalt zich op de kaart weten te zetten als dé specialist in het bemiddelen van financieel, vastgoed en bouwkundig personeel. Bestaande uit 80 man, heeft het Duitse deel van het concern naast haar hoofdkantoor in Berlijn, verschillende vestigingen in Hamburg, Frankfurt, München, Stuttgart en Düsseldorf. Cobalt Duitsland werkte de afgelopen tijd aan een verbeterslag op het gebied van hun recruitmentproces.

Op zoek naar flexibiliteit en snelheid
In de dagelijkse werkzaamheden van een recruiter zijn flexibiliteit en snelheid van groot belang. Iets wat bij Cobalt Duitsland gemist werd. Het automatiseren van dagelijkse werkzaamheden, verkrijgen van inzicht in data en eenvoudiger informatie verwerken in een systeem was dan ook een grote wens. Voorheen werkte Cobalt met een verouderd ATS. Dit systeem was echter geen cloudbased oplossing. Hoewel dit systeem Cobalt reeds voorziet van de beste verhouding aan informatie, was een van belangrijkste punten om na te denken over nieuwe oplossingen het gebrek aan opties om cloudgebaseerde applicaties te integreren.

Managing Director, Nicole Schwan, merkte de behoefte aan optimalisatie en sturing op en startte samen met consultants / projectleider Patrick Bierhals een onderzoek vanuit het recruitmentproces.

“We hadden nog geen ATS,” vertelt Nicole. “Maar de behoefte aan optimalisatie en sturing was duidelijk merkbaar. Patrick en collega’s hebben het veldonderzoek naar het juiste ATS op zich genomen.”

“Dit betekende onder andere een selectie maken uit zo’n 25 a 30 partijen die mogelijk het juiste systeem konden bieden,” Vult Patrick aan. “Deze selectie leidde naar een shortlist waar onder andere Carerix op stond. Al snel bleek dat Carerix de juiste keuze voor ons zou zijn. De flexibiliteit van het systeem van Carerix paste beter bij ons dan eventuele andere partijen.”

Om uiteindelijk een goede keuze te maken voor een ATS passend bij de organisatie, is er op basis van een aantal criteria een selectie gemaakt van zo’n 25 a 30 partijen. Deze selectiecriteria waren erg belangrijk en moesten samen leiden tot de beste keuze. De criteria waren onder andere gebaseerd op aspecten als, uitgebreid netwerk van partners, 100% GDPR compliant, flexibel API en procesbeheersing gebaseerd op wervingsprocessen.

Wat volgens Patrick opviel bij het ATS van Carerix was de mogelijkheid van een zeer flexibele GDPR compliant integratie en ook de flexibele API zag hij als een enorm potentieel voor de toekomst van het bedrijf.

Persoonlijke aandacht voor een sterke samenwerking
Nadat de keuze op Carerix was gevallen, volgde het implementatietraject waarin Carerix werd opgeleverd aan Cobalt. Tijdens het implementatietraject waren Marc van Dijk (Lead Consultant), Patrick Ligthart (Project Manager) en Mark Hopman (Director International Accounts) vanuit Carerix nauw betrokken.
De business scan was een belangrijke eerste stap voor het implementatieproces. De resultaten uit deze scan bleken zo gedetailleerd, dat er al snel vanuit oplossingen gewerkt kon worden..

“Tijdens het implementatieproces hebben we vaak meetings en calls met Carerix gehad. Carerix had inmiddels duidelijke kennis van hoe wij bij Cobalt werken. Uit deze calls volgde al snel extra opmerkingen waaruit bleek dat het optimaliseren van sommige processen tijd zou kosten. Vanuit hier zijn we verder gaan kijken. Wat past dan wel en wanneer?” Vertelt Patrick.

“We hebben oplossingen gevonden voor alle aspecten en zijn goed op weg. We hebben niet gefocust op de eerste, maar op de beste oplossing” Vervolgt Patrick.

De persoonlijke aandacht, het meedenken en het samen zoeken naar oplossingen om werkprocessen te optimaliseren, is wat de samenwerking tussen Cobalt en Carerix tot een succes bracht.

“Wat we vanaf het begin van de samenwerking al merkten, was dat Carerix er alles aan doet om de juiste oplossing te bieden. Het duurt wellicht soms wat langer dan we zelf zouden willen, maar het is dan wel een oplossing die voor iedereen goed werkt. Dat waardeer ik. In veel IT projecten worden grote problemen vermeden, maar Carerix gaat de uitdaging aan en komt met een passende oplossing.” Vertelt Nicole.

Een workflow gebaseerd op triggers
Een van de belangrijkste redenen voor Cobalt om een ATS te kiezen, was om de administratieve taken te verminderen en zorgen dat de consultants zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Zogenaamde triggers waren daarom een belangrijke feature. Dit kwam al snel in het proces aan bod.

Dankzij de triggers worden bepaalde acties automatisch uitgevoerd wanneer dit nodig is. Denk hierbij aan het uitvragen van consent bij kandidaten of het verwerken van de grondslag (GDPR). Deze triggers gebruik je om je werk zo makkelijk mogelijk te maken door verschillende taken te automatiseren.

“We denken nu al na over nieuwe triggers en nieuwe taken die het systeem uit kan sturen. Het is moeilijk om de werkwijze van de consultant te veranderen, maar we merken dat triggers het allemaal een stuk makkelijker maken. Sinds 4 maanden zijn wij live met Carerix. We zijn goed op weg.” Vertelt Patrick

Blijven innoveren
“Op dit moment biedt het systeem veel functionaliteiten en verbeteringen, maar nog niet iedereen gebruikt het of weet hoe het werkt. We boeken al veel progressie met Carerix, maar het belangrijkste voor nu is om te kijken hoe we de dagelijkse business nog duidelijker in Carerix kunnen krijgen” Aldus Nicole.

In de nabije toekomst zullen Carerix en Cobalt voornamelijk aandacht besteden aan het blijven optimaliseren van het proces. Cobalt verzamelt hierin feedback van de consultants en recruiters die Carerix gebruiken, om vervolgens in fases de workflow te optimaliseren. Qua opvolging zal onder andere data en het gebruik van BI tools een belangrijke meerwaarde bieden voor Cobalt.

“Dankzij een goede samenwerking tussen de teams, is het gelukt om tot een juiste opzet te komen specifiek voor de processen van Cobalt. Juist omdat er veel verschillende locaties zijn is het een uitdaging om een nieuw systeem door de hele organisatie gelijktijdig te implementeren. Door teamwork is dat gelukt. Wij zien dan ook uit naar een mooi toekomstig partnership.” Vertelt Mark Hopman, Director International Accounts bij Carerix.

“We kijken positief naar de toekomst met Carerix, waarin het altijd een wisselwerking van kennis uitwisselen zal zijn.” Eindigt Nicole.