)){kind=small}
)){kind=small}
Actief Interim is in 1988 opgericht als klein familiebedrijf. Inmiddels zijn zij uitgegroeid tot een uitzendgroep die actief is in 4 landen. In 2014 nam Actief Interim de bedrijven TIP Personeelsdiensten en Tence inzetbureau in Nederland over. Hierna volgden al snel Duitsland en Oostenrijk. Ook het kantorennetwerk in Vlaanderen en Wallonië werden verder uitgebreid om nog meer lokaal verankerd te zijn. Met deze groei als uitgangspunt is het de ambitie om uiteindelijk een top 5-speler te worden in de Belgische uitzendmarkt.
Van een alles-in-1 systeem naar een aparte frontoffice
Binnen Actief Interim is er een speciaal Digital Solutions Team opgezet, met de focus op digitalisering. Het team is dan ook altijd bezig met de experience van onze collega’s, maar natuurlijk ook van klanten en kandidaten.
“We maakten al ruim 7 jaar gebruik van ons vorige systeem dat voor zowel front- als backoffice werd gebruikt. Door de jaren heen zijn we enorm gegroeid en in België actief met 86 kantoren en ca. 450 collega’s.” Vertelt Sören Seels, Digital Solutions Manager bij Actief Interim.
In de afgelopen jaren zijn de mogelijkheden op het gebied van recruitment software enorm ontwikkeld, waardoor Actief Interim de zoektocht startte naar een ATS.
De zoektocht naar toekomstbestendige Recruitment Software
In het oude systeem van Actief Interim miste men voornamelijk de snelheid en gebruiksvriendelijkheid die je als consultant in de recruitment industrie nodig hebt.
“Het was daarom onze bedoeling om in 2020 een inhaalbeweging te maken en onze frontoffice te versterken met een nieuw pakket .” Aldus Sören.
Actief startte vanuit het recruitment proces, stelde een RFI (Request for Information) op en op basis van deze informatie volgden er afspraken met verschillende partijen.
Waarom Carerix?
Naast de verkregen informatie en demo’s van de verschillende systemen, liepen er diverse onderzoeken. Zo onderzocht Actief Interim de techniek, zoals de API’s en hadden ze contact met meerdere referenties.
“Ook hierdoor groeide ons vertrouwen in Carerix en haar implementatiepartner HRLinkit. Je zoekt immers een partner waarmee je goed kunt samenwerken en vertrouwen in hebt. Vanaf het eerste contact ervaarden we de persoonlijke aanpak. Hierin is Carerix onderscheidend.”
“Bij Carerix zagen we dat we het systeem het meest konden configureren op onze eigen werkprocessen. Ook het partnerplatform en de integraties zijn belangrijke factoren geweest. Zo helpen de integraties de gebruiker ook echt in het dagelijkse werk zoals de handige VDAB-browser, Actonomy en InGoedeBanen.” Aldus Sören .
Naast een frontoffice systeem, werkt Actief Interim ook met een apart backoffice systeem. Door het werken met twee verschillende systemen, is het wenselijk dat hiervoor een goede 2-wegskoppeling is.
“Ondanks dat er nog geen bestaande koppeling was met ons huidige backoffice systeem, zagen we al zoveel mogelijkheden en verbeteringen dat we de keuze hebben gemaakt om van start te gaan met Carerix en zijn we zelfs eerder begonnen met de implementatie dan in eerste instantie gepland was. Eind dit jaar implementeren we ons nieuwe backoffice systeem dat we naadloos op Carerix kunnen aansluiten.”
Het juiste moment om Carerix te implementeren
Nadat de keuze op Carerix was gevallen, volgde het implementatietraject waarin de recruitment software van Carerix compleet werd opgeleverd aan Actief Interim.
“De aanpak van Carerix en HRlinkIT die we hebben ervaren tijdens het voortraject, hebben we ook ervaren tijdens de implementatie. Je merkt in alles dat er veel kennis en ervaring is met soortgelijke trajecten.” Vertelt Sören Seels.
“Corona heeft voor extra uitdagingen gezorgd, maar we hebben vastgehouden aan onze livedatum en dat is gelukt. Achteraf gezien was het zelfs een goed moment om de nieuwe software te implementeren en te lanceren in deze periode.”
De nood om te digitaliseren was bij Actief Interim groter dan ooit. Vanwege de Corona omstandigheden werd deze nood alleen maar groter. De wens van Actief Interim was dat de consultants bij de herstart na Corona direct de juiste tools tot hun beschikking zouden hebben.
“We zijn ook gestart met de digitale ondertekening van documenten, dat is in deze tijd geen overbodige luxe.” grapt Sören. Ook de CEO van Actief Interim, Bruno Thollebeke was zeer positief te spreken over de implementatie van Carerix. De uitdaging om de 450 collega’s binnen Actief Interim op afstand te trainen werd omgezet in een positieve ervaring.
“Natuurlijk is de ervaring anders bij een training op een fysieke locatie, maar we zijn zeer goed te spreken over de flexibiliteit en professionaliteit om dit alles goed te laten verlopen en dat volledig online. We hebben veel positieve feedback ontvangen van de collega’s.” Aldus Bruno Thollebekke, CEO.
Sören vervolgt: “De eerste ervaringen met het gebruik van Carerix zijn ook zeer positief. Dat merkten we al tijdens de trainingen. Het searchen en matchen is een verademing. Er waren hoge verwachtingen en die zijn ook uitgekomen. Carerix wordt ervaren als een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem, niet te moeilijk om aan te leren en veel mogelijkheden voor zowel de Branch managers als HR consultants.”
Live met 450 nieuwe Carerix gebruikers
Actief Interim koos ervoor om alle 450 collega’s te voorzien van toegang tot Carerix. Een hele uitdaging, gezien er met zulke grote aantallen ook veel vragen verwacht kunnen worden. Om deze vragen te monitoren heeft Actief Interim een ticketsysteem opgezet, waarin de beheerders zelf kunnen zien welke vragen binnenkomen en wat de gewenste begeleiding is bij deze vragen.
“Mochten we er zelf niet uitkomen dan stellen we onze vragen aan Carerix en HRlinkIT. Daarnaast bellen we wekelijks met de vestigingen om actief feedback te verzamelen.” vertelt Sören.
Inmiddels is Actief Interim een korte periode live met Carerix. De eerste dagen werden er nog veel vragen gesteld. Knopjes zitten ergens anders dan dat mensen gewend zijn, of een bepaalde workflow is iets gewijzigd en hoe publiceer je ook al weer een vacature? Op basis hiervan heeft Actief Interim een aantal video’s gemaakt om haar consultants te ondersteunen. Deze video’s zijn gemaakt aan de hand van hun eigen beleid en werkprocessen en zijn voor de consultants dus direct toepasbaar in de praktijk.
De toekomst
“Wij kijken heel positief tegen naar de toekomst met Carerix. De go live was succesvol, de basisopleiding is goed verlopen, de verdere coaching en opleiding van de consultants is volop aan de gang. De komende weken en maanden gaan onze consultants nog beter en intensiever gebruik maken van Carerix en daar verwachten we zeker opnieuw positieve resultaten van.” vertelt Sören.
“We zijn ervan overtuigd dat het matchen van kandidaten aan vacatures, maar ook van kandidaten aan opdrachtgevers en vacatures via Carerix nóg veel efficiënter zal verlopen.”
Qua kantoororganisatie en opvolging zullen onder andere de dashboards een belangrijke meerwaarde bieden voor Actief Interim. In de komende tijd zullen Carerix en Actief Interim de rapportages en dashboards uitbreiden en samenbrengen met andere databronnen, zodat Actief Interim meer inzicht zal hebben en op basis van data nog beter in staat zal zijn om processen te verbeteren.