Essent’s innovatieve selectieproces

Het gebruik van assessments als onderdeel van de sollicitatieprocedure is Essent niet vreemd. Essent zette voorheen de Essent Scan in, bestaande uit een persoonlijkheidsvragenlijst en een drijfverentest om de gesprekken gerichter te kunnen voeren. De Essent Scan was gebaseerd op een standaard set competenties die bedrijfsbreed werden gemeten, wat niet altijd een nauwkeurige match opleverde voor specifieke rollen. Rick van den Burg, Recruitment Business Partner bij Essent, vertelt hoe zij de afgelopen tijd hun selectieproces hebben getransformeerd met behulp van een nieuwe vorm van assessments en de Corporate HR Portal.

Project ‘Future Proof Selection’

Om het selectieproces te optimaliseren, startte Essent het project Future Proof Selection onder leiding van Rick van den Burg en Melanie Remie, Functional Recruitment Lead bij Essent. Hierbij werden focusgroepen van verschillende managers en HR-collega’s ingezet om te bepalen hoe het selectieproces in de toekomst anders kon worden vormgegeven. Uit deze sessies bleek dat er meer objectiviteit moest worden toegevoegd en minder moest worden gekeken naar cv’s, ervaring en gevoel, maar juist meer naar potentieel. Het doel was inzicht te krijgen in het aanwezige talent, het potentieel en de ontwikkelpunten van kandidaten. De scope van het project richtte zich op de drie pijlers: proces, mensen en tooling. Essent ontdekte dat de Carerix Corporate HR Portal veel kansen bood om het selectieproces te verbeteren. Dit omvatte:

• Betere overdracht tussen gesprekken: Voorkomen van dubbele gesprekken en miscommunicatie.
• Gestructureerde interviews: Standaard vragenlijsten en beoordelingscriteria zorgen voor consistentie en objectiviteit.
• Directe feedback en notities in het Corporate HR Portal: Informatie is zichtbaar voor het hele selectieteam. De informatie is ook aangepast op de rollen en rechten van de personen in het selectieteam, wat de samenwerking bevordert.

De sleutel tot objectieve selectie

De nieuwe integratie met de assessment tool Assessio bood de mogelijkheid om al bij de vacature-intake een ‘lens’ te bepalen. In Assessio zijn competentiekaders ontwikkeld die binnen het platform lenzen worden genoemd. Met behulp van de lenzen selecteer je de competenties die belangrijk zijn voor succes in een functie. Met de lenzen kunnen resultaten van assessments direct gekoppeld worden aan de benodigde competenties voor de rol. Deze aanpak helpt om het gehele selectieproces objectiever te maken. ”Wanneer je cv’s en motivatiebrieven bekijkt blijft daar een bepaalde mate van subjectiviteit in zitten. De assessments zorgen ervoor dat we objectieve data verkrijgen over de kandidaten, waar je je keuzes op kunt baseren”, zegt Rick. Door de integratie van Assessio met Carerix kan de  recruiter van Essent vanuit het ATS assessments uitsturen. Voorheen moest dit handmatig worden gedaan. ”De integratie heeft een grote bijdrage geleverd aan de efficiëntieslag die we hebben gemaakt met het nieuwe selectieproces”. Wanneer een kandidaat in Carerix naar de assessmentfase wordt gezet, kan de recruiter ervoor kiezen om direct vanuit Carerix een assessment te versturen. De kandidaat ontvangt direct een uitnodiging per mail. Zodra de resultaten beschikbaar zijn, kan de recruiter eenvoudig de matchscore in Carerix inzien.

”Door de combinatie van de Corporate HR Portal en onze assessment integratie wilden we meer kijken naar het individu en wat ervoor nodig is dat iemand succesvol kan zijn in de rol.”

Nieuwe werkwijze en efficiëntie voor hiring managers

Om de hiring managers te helpen bij het interpreteren van de assessmentresultaten, hebben ze bij Essent een explainer video opgenomen. Naast de interpretatie legt de video ook uit wat de kandidaat ziet als resultaat en wat hiring managers zien. Hier zit namelijk verschil in. Het is belangrijk om de hiring managers goed te onboarden in het vernieuwde proces en de werkwijze.

Voor een goede adoptie van het nieuwe werkproces in de Corporate HR Portal hebben Rick en zijn afdeling trainingen georganiseerd. Rick benadrukt het belang van onboarding voor alle hiring managers tijdens de transitie naar het gebruik van de nieuwe Corporate HR Portal. Door de onboarding wordt ervoor gezorgd dat iedereen goed voorbereid is en efficiënt met het nieuwe systeem kan werken. Daarnaast zijn er in samenwerking met Learning & Development ook interview skills trainingen ontwikkeld die organisatiebreed worden aangeboden.

In de Corporate HR Portal wordt na ieder gesprek een actie vereist van de hiring manager. Het helpt enorm om direct na het gesprek feedback en interviewnotities in de portal achter te laten. Deze informatie is voor het hele selectieteam direct zichtbaar, wat de communicatie en efficiëntie aanzienlijk verbetert.

Rick legt uit: “Voorheen werden er mails rondgestuurd en het kwam weleens voor dat een interviewer een mail met feedback stuurde naar de manager die niet bij het gesprek betrokken was. Ik, als recruiter, werd dan niet direct in de mailwisseling meegenomen. Hierdoor moest ik na enkele dagen vragen aan de manager of hij of zij al iets had gehoord. Dit veroorzaakte veel ruis en vertraging. Door het gebruik van de Corporate HR Portal in Carerix zien wij van recruitment nu direct hoe het gesprek is verlopen en de matchscore van de assessments. De manager kan er ook bij om alles in te zien. Dankzij de integratie met Assessio kunnen ze de assessment scores in de Corporate HR Portal zien, wat veel efficiënter werkt.”

Deze nieuwe werkwijze zorgt ervoor dat de communicatie tussen recruiters en hiring managers soepeler verloopt en dat beslissingen sneller worden genomen op basis van objectieve data en directe feedback. Het gebruiksgemak van de Corporate HR Portal is ook aanzienlijk verbeterd door de Single Sign On (SSO) functionaliteit, vooral voor hiring managers met meerdere vacatures per jaar. Deze managers profiteren het meest van de gestroomlijnde processen en snellere doorlooptijden, doordat ze niet meer apart hoeven in te loggen met een aparte gebruikersnaam en wachtwoord.

Een toekomstbestendig selectieproces

De keuze voor de integratie van Assessio met de Corporate HR Portal biedt Essent snelheid en objectiviteit in het selectieproces. Essent is erin geslaagd om door middel van gestructureerde processen, objectieve data en betere communicatie een toekomstbestendig selectieproces op te zetten dat niet alleen efficiënt is, maar ook bijdraagt aan inclusiviteit en een beter inzicht in het potentieel van kandidaten. Deze zorgvuldige aanpak heeft bij Essent geleid tot een succesvolle implementatie en een aanzienlijke verbetering van hun wervings- en selectieprocessen.