Onderteken met één klik dankzij Digital signing

Natuurlijk weet ook jij dat je als recruiter in je werk snel moet kunnen schakelen, en flexibel moet zijn. Maar waarom is dit zo belangrijk en wat kan je helpen om je werkzaamheden zo in te richten dat jij je werk efficiënter zou kunnen inrichten? Het digitaliseren van enkele werkprocessen kan je helpen je werk nog sneller en beter uit te voeren. Zo kost het je waarschijnlijk behoorlijk veel (administratieve) handelingen om contracten te laten ondertekenen. Tijd dus om meer te weten te komen over digital signing. Want met digital signing kun je deze afhandeling volledig digitaal regelen. 

Handmatige afhandeling verleden tijd 

Het afhandelen van contracten gaat bij sommige organisaties nog via de post. Dit is niet alleen een intensief, maar ook een tijdrovend proces. Daarnaast vergroot je het risico op incomplete dossiers en het niet op tijd aanleveren van belangrijke informatie. Met digitaal ondertekenen vervang je dit proces door dit volledig online in te regelen. Het vraagt geen uitgebreide technische kennis, waardoor je na installatie gelijk aan de slag kan. 

Ondertekenen met één klik

De recruiter uploadt de documenten die ondertekend moeten worden binnen het Carerix-platform naar de gekozen tool zoals Stiply of Intradata. Vervolgens geeft hij aan waar de ondertekenaar zijn handtekening moet zetten en verstuurd het met één klik. De ondertekenaar krijgt een mailtje met daarin de link naar het document, waarna hij zonder in te loggen het document direct online kan bekijken en een handtekening kan zetten. Nadat de handtekening is opgeslagen, wordt ook een elektronische handtekening gezet via versleuteling. Dit geeft je 100% garantie dat na ondertekening niets meer aan het document kan worden veranderd. Na ondertekening krijgen beide partijen het definitieve document per mail toegestuurd. 

Naast de arbeidsovereenkomst kunnen ook andere documenten worden ondertekend. Denk aan bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen of urenbriefjes en maandstaten. 

Tijdsbesparing en procesoptimalisatie 

Wellicht verstuur je zelf nog contracten via de post. Het contract wordt door jou uitgeprint en gaat vervolgens met de post naar het desbetreffende contactpersoon. Om het contract compleet te hebben ben je afhankelijk van wanneer het contract retour komt, dit kan soms dagen duren. Daarnaast komt het ook regelmatig voor dat dossiers incompeet zijn en daarom weer terug moeten naar het contactpersoon. Tel hier nog een stuk of 10 contracten bij op, en je bent zo een halve dag bezig met alleen maar administratie. 

Door al het papierwerk raak je misschien snel het overzicht kwijt. Zo kan het voorkomen dat je wellicht niet meer weet welke contracten nog openstaan. Interessante kandidaten kunnen hierdoor in de tussentijd al elders een aanbod hebben gehad. Met digital signing verlies je minder kandidaten en houdt je makkelijk overzicht. 

Door gebruik te maken van digital signing ben je productiever op een werkdag. Naast tijdsbesparing voorkomt digital signing dat je systeem bestaat uit onvolledige dossiers. Daarnaast is het geheel online, veilig en het is altijd en overal beschikbaar (pc, tablet en smartphone). 

Een rechtsgeldige handtekening

Een elektronische handtekening of digitale handtekening is een elektronische variant van een handgeschreven handtekening, en is volgens de wet gelijk aan een gewone handtekening. Alle stappen in het proces worden geborgd zodat misbruik of fraude kan worden uitgesloten. Zo beschikken de meeste tools over een uitgebreide track & trace code, waardoor het altijd mogelijk is om het hele afhandelingsproces te traceren. Op die manier kan eenvoudig worden nagegaan welke collega wanneer een proces heeft gestart en hoe dit proces precies is verlopen. 

Omdat Carerix samenwerkt met diverse partners kun je het proces van digitaal ondertekenen makkelijk laten integreren in je Carerix applicatie. De ondertekenaars hoeven het contract op deze manier niet meer te printen, te ondertekenen, scannen of per post terug te sturen.

Wil je weten wat digital signing kan betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.